Proceso de la compra al pago

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Proceso de la compra al pago es un proceso en el que una empresa compra materias primas, productos semi-terminados y terminados necesarios para hacer negocios. Los pasos del proceso pueden variar en función de las necesidades comerciales de la empresa. En general, el proceso comienza con una solicitud de cotización y finaliza con el pago de las mercancías adquiridas.

1C:Drive admite los siguientes pasos de la compra al pago:

• Configurar el proceso de la compra al pago.
• Registrar la orden de solicitud.
• Emitir solicitud de cotización (RFQ).
• Registrar respuestas RFQ.
• Elegir la mejor oferta.
• Realizar pedidos de compra.
• Monitorear la entrega de la orden de compra.
• Recibir mercancías y procesar facturas de proveedor.
• Registrar facturas de impuestos.
• Registrar la devolución de mercancías.
• Pagar por las mercancías recibidas.

Configurar el proceso de la compra al pago

Cuando Usted desea realizar una compra, elige mercancías de determinados proveedores. Por lo tanto, antes de comenzar su proceso de la compra al pago, haga lo siguiente:

• Si desea comprar nuevos productos, regístrelos en el Catálogo de productos.

  También tiene las siguientes opciones:

  • Si desea diferenciar los productos por características como el color o el tamaño, configure característica de producto.
  • Si desea realizar un seguimiento de los lotes de productos, configure lotes.
  • Si desea enviar órdenes de compra en los términos de proveedores, establezca referencias cruzadas de productos.
• Si planea comprar de nuevos proveedores, regístrelos en el Catálogo de contrapartes.

Registro de orden de solicitud

El primer paso en el proceso de compra al pago es determinar exactamente qué productos y en qué cantidades necesita comprar. Para mayor comodidad en el futuro, es posible que desee crear una orden de solicitud con esta información.

Emitir solicitud de cotización (RFQ)

Después de determinar qué productos comprar, debe identificar proveedores que cumplan con sus requisitos y condiciones. Para abordar esta tarea, genere una RFQ y envíela a los proveedores potenciales.

Registrar una respuesta RFQ

A medida que reciba las respuestas de los posibles proveedores a sus solicitudes de presupuesto, registre las respuestas a las solicitudes de presupuesto.

Elegir la mejor oferta

Para elegir la mejor oferta, abra la lista de respuestas RFQ y analice las respuestas.1C:Drive le ayuda a detectar rápidamente una respuesta RFQ que ofrece el precio más bajo. Para saber más, vea Respuestas RFQ.

Publicar las órdenes de compra

Una vez que haya elegido la mejor oferta del proveedor, cree una Orden de compra basada en la respuesta RFQ del proveedor elegido. Luego envíe la orden de compra al proveedor. Si ha establecido referencias cruzadas de productos, puede generar un formulario de impresión de la orden de compra con nombres de productos que su proveedor pueda reconocer fácilmente.

Monitorear la entrega de la orden de compra

Para asegurarse que Usted reciba las mercancías solicitadas a tiempo, realice una de las siguientes acciones:

• Realice un seguimiento de los estados de la orden de compra en la lista Órdenes de compra.
• Vea informes como Declaración de las órdenes de compra o Resumen de las órdenes de compra.

Recibir mercancías y procesar facturas de compra

1C:Drive soporta los siguientes escenarios:

• Entrega de las mercancías antes de la factura de compra
• Entrega de las mercancías junto con la factura de compra
• Entrega de las mercancías después de la factura de compra

Si Usted recibe las mercancías antes de la factura de compra, haga lo siguiente:

1. Registre un recibo de mercancías.
   Nota. Puede generar rápidamente un recibo de mercancías basada en una orden de compra.
2. Monitorear las mercancías recibidas, pero no facturadas.
3. Registre una factura de compra cuando la reciba.
   Nota. Puede generar rápidamente una factura de compra basada en un recibo de mercancías.

Si Usted recibe las mercancías junto con la factura de compra, registre la factura de compra. Al hacerlo, aumenta el nivel de existencias. No es necesario registrar un recibo de mercancías para confirmar la reposición del inventario.

Si recibe las mercancías después de la factura de compra, haga lo siguiente:

1. Registre una factura de compra.
   Cuando lo hace, establezca Tipo de factura en Factura anticipada.
2. Monitoree las mercancías facturadas pero no recibidas.
3. A medida que reciba mercancías, registre un recibo de mercancías.
   Nota. Puede generar rápidamente un recibo de mercancías basado en una factura de compra.

En cualquiera de los escenarios, puede hacer coincidir una factura de compra con la orden de compra relacionada. Esto le ayuda a realizar un seguimiento del cumplimiento de orden de compra.

Para hacer coincidir una factura de compra con una orden de compra, realice una de las siguientes acciones:

• Genere una factura de compra basada en una orden de compra.
• Cuando registre una factura de compra, especifique la orden de compra de origen.

Cuando Usted valida una factura de compra, las siguientes asientos contables se registran en las cuentas del libro mayor:

• Responsabilidad frente a un proveedor
• Gastos incurridos
• Activos adquiridos

Registrar las facturas de impuestos

Si su proceso de negocio lo requiere, registre una factura de impuestos. Para obtener más información, consulte Factura de impuestos recibida.

Registrar la devolución de mercancías

Si las mercancías recibidas no cumplen con sus requisitos y usted decide devolverlas al proveedor, registre la devolución de la compra.

Pagar los productos recibidos

Realice un seguimiento de sus pagos pendientes mediante los informes Cuentas por pagar y Antigüedad de cuentas por pagar.

Para pagar por las mercancías recibidas, haga lo siguiente:

1. Registre un pago bancario.
   Nota. Puede generar rápidamente un pago bancario basado en una factura de compra.
2. Envíe el pago bancario a su banco.
3. Cuando reciba el extracto bancario, marque el pago bancario como Pagado y valídelo.

Al validar un pago bancario, los siguientes asientos contables se registran en las cuentas del libro mayor:

• La responsabilidad se liquida.
• Se actualiza el saldo de efectivo.

Diagrama de la compra al pago

El siguiente diagrama ilustra los pasos comunes del proceso de la compra al pago.

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