Procure-to-Pay-Prozess

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Der Procure-to-Pay-Prozess ist ein Prozess, bei dem eine Firma Rohstoffe, Halbfabrikate und Fertigprodukte einkauft, die sie für ihre Geschäftstätigkeit benötigt. Die Prozessschritte können je nach den geschäftlichen Anforderungen der Firma variieren. Im Allgemeinen beginnt der Prozess mit einer Angebotsanfrage und endet mit der Bezahlung der gekauften Waren.

1C:Drive unterstützt die folgenden Procure-to-Pay-Schritte:

Procure-to-Pay-Prozess einrichten

Wenn Sie einen Einkauf tätigen möchten, wählen Sie Waren bestimmter Lieferanten aus. Bevor Sie also mit Ihrem Procure-to-Pay-Prozess beginnen, sollten Sie Folgendes tun:

  • Wenn Sie neue Produkte kaufen möchten, registrieren Sie die Produkte im Produktkatalog.

    Sie haben außerdem folgende Möglichkeiten:

    • Wenn Sie Produkte nach Merkmalen wie Farbe oder Größe differenzieren möchten, legen Sie Produktvarianten fest.
    • Wenn Sie Produktchargen verfolgen möchten, legen Sie Chargen fest.
    • Wenn Sie Bestellungen an Lieferanten in den Bedingungen der Lieferanten versenden möchten, legen Sie Herstellerartikelnummer für Produkte fest.
  • Wenn Sie planen, bei neuen Lieferanten einzukaufen, registrieren Sie die Lieferanten im Geschäftspartnerkatalog.

Angebotsanfrage erstellen

Nachdem Sie festgelegt haben, welche Produkte Sie kaufen möchten, müssen Sie Lieferanten finden, die Ihren Anforderungen und Zahlungsbedingungen entsprechen. Um diese Aufgabe zu erfüllen, erstellen Sie eine Angebotsanfrage und senden sie an potenzielle Lieferanten.

Lieferantenangebot registrieren

Wenn Sie die Antworten potenzieller Lieferanten auf Ihre Angebotsanfragen erhalten, registrieren Sie die Lieferantenangebote.

Bestes Angebot auswählen

Um das beste Angebot auszuwählen, öffnen Sie die Liste der Lieferantenangebote und analysieren Sie die Antworten. 1C:Drive hilft Ihnen, schnell ein Lieferantenangebot mit dem niedrigsten Preis zu finden. Weitere Informationen finden Sie unter Lieferantenangebote.

Bestellungen an Lieferanten aufgeben

Nachdem Sie das beste Angebot des Lieferanten ausgewählt haben, erstellen Sie eine Bestellung an Lieferanten auf der Grundlage des ausgewählten Lieferantenangebots. Senden Sie dann die Bestellung an den Lieferanten. Wenn Sie Herstellerartikelnummern für Produkte festgelegt haben, können Sie ein Druckformular der Bestellung an Lieferanten mit Produktnamen erstellen, die Ihr Lieferant leicht erkennen kann.

Die Lieferung von Bestellungen an Lieferanten verfolgen

Um sicherzustellen, dass Sie die bestellten Waren rechtzeitig erhalten, können Sie einen der folgenden Schritte unternehmen:

Waren erhalten und Lieferantenrechnungen bearbeiten

1C:Drive unterstützt folgende Szenarien:

  • Warenlieferung vor der Lieferantenrechnung
  • Warenlieferung zusammen mit der Lieferantenrechnung
  • Warenlieferung nach der Lieferantenrechnung

Wenn Sie die Waren vor der Lieferantenrechnung erhalten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Registrieren Sie den Wareneingang.
    Hinweis. Sie können schnell den Wareneingang auf der Grundlage einer Bestellung an Lieferanten erstellen.
  2. Erhaltene, aber nicht fakturierte Waren überwachen
  3. Registrieren Sie eine Lieferantenrechnung, sobald Sie sie erhalten.
    Hinweis. Sie können auf der Grundlage eines Wareneingangs schnell eine Lieferantenrechnung erstellen.

Wenn Sie Waren zusammen mit einer Lieferantenrechnung erhalten, registrieren Sie die Lieferantenrechnung. Dabei wird der Lagerbestand erhöht. Es ist nicht erforderlich, einen Wareneingang zu registrieren, um die Auffüllung zu bestätigen.

Wenn Sie Waren nach einer Lieferantenrechnung erhalten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Registrieren Sie eine Lieferantenrechnung.
    Aktivieren Sie dabei das Kontrollkästchen Rechnung per Vorkasse.
  2. Fakturierte, aber nicht erhaltene Waren überwachen.
  3. Wenn Sie Waren erhalten, registrieren Sie einen Wareneingang.
    Hinweis. Sie können schnell den Wareneingang auf der Grundlage einer Lieferantenrechnung erstellen.

In jedem Szenario können Sie eine Lieferantenrechnung mit der zugehörigen Bestellung an Lieferanten abgleichen. Auf diese Weise können Sie die Transaktion der Bestellung an Lieferanten verfolgen.

Um eine Lieferantenrechnung mit einer Bestellung an Lieferanten abzugleichen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

  • Generieren Sie eine Lieferantenrechnung auf der Grundlage einer Bestellung an Lieferanten.
  • Wenn Sie eine Lieferantenrechnung registrieren, geben Sie die Quellbestellung an Lieferanten an.

Wenn Sie eine Lieferantenrechnung buchen, werden die folgenden Buchungseinträge in den Hauptbuch-Konten registriert:

  • Verbindlichkeit gegenüber einem Lieferanten
  • Angefallene Kosten
  • Erworbene Vermögenswerte

Steuerrechnungen registrieren

Wenn Ihr Geschäftsprozess dies erfordert, registrieren Sie eine Steuerrechnung. Weitere Informationen finden Sie unter Steuerrechnung erhalten.

Warenrückgabe registrieren

Wenn die erhaltenen Waren nicht Ihren Anforderungen entsprechen und Sie beschließen, sie an den Lieferanten zurückzugeben, registrieren Sie die Kaufrückgabe.

Erhaltene Waren bezahlen

Verfolgen Sie Ihre ausstehenden Zahlungen mit den Berichten Offene Posten Kreditoren und Offene Posten Kreditoren Ausgleich der Forderungen.

Um die erhaltenen Waren zu bezahlen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Registrieren Sie eine Überweisung.
    Hinweis. Sie können schnell eine Überweisung auf der Grundlage einer Lieferantenrechnung erstellen.
  2. Senden Sie die Überweisung an Ihre Bank.
  3. Sobald Sie den Kontoauszug erhalten, kennzeichnen Sie die Überweisung als Bezahlt und buchen sie.

Wenn Sie eine Überweisung buchen, werden folgende Buchungseinträge auf den Hauptbuch-Konten registriert:

  • Die Verbindlichkeit ist geregelt.
  • Der Kassenbestand wird aktualisiert.

Procure-to-Pay-Diagramm

Das nachstehende Diagramm veranschaulicht die üblichen Schritte des Procure-to-Pay-Prozesses.

Procure_to_pay_v_8_final.png

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