Gambaran umum pembelian

Di 1C:Drive, modul Pembelian membantu Anda mengatur, memantau, dan menganalisis proses pengadaan Anda.

Anda dapat melakukan hal berikut:

Memprakirakan dan merencanakan pembelian
Mengumpulkan dan memproses penawaran
Mencatatkan termin pembayaran
Mencatatkan, menyimpan, dan menganalisis harga supplier
Mencatatkan dan menyimpan detail transaksi pembelian
Memantau status transaksi pembelian
Memelihara cross-reference produk
Mengelola retur barang
Mencatatkan landed cost
Mengimpor barang
Melacak utang dagang

1C:Drive menawarkan berbagai dokumen pembelian yang dapat Anda gunakan sesuai kebutuhan:

Dokumen	Deskripsi
RFQ	Permintaan penawaran. Ini adalah permintaan kepada supplier potensial untuk harga, ketentuan, dan syarat pembelian barang dan layanan.
RFQ response	Penawaran yang diterbitkan oleh supplier potensial sebagai respons terhadap permintaan penawaran.
Purchase order	Pesanan yang berisi daftar produk atau layanan supplier yang ingin Anda beli, beserta kuantitas, kualitas, harga, pembayaran, dan termin pengirimannya.
Tanda terima barang	Konfirmasi bahwa Anda telah menerima produk dari supplier.
Nota debit	Permintaan kepada supplier untuk mengembalikan dana atas produk yang dibeli karena keadaan tertentu (misalnya, pengiriman produk yang rusak atau cacat).
Faktur supplier	Tagihan yang diterbitkan oleh supplier untuk produk yang dikirim atau layanan yang diberikan.
Landed cost	Dokumen yang mencatatkan semua biaya yang meningkatkan harga total produk. Biaya-biaya tersebut ditambahkan ke harga pembelian. Biaya tersebut dapat mencakup ongkos pengangkutan, asuransi, konversi mata uang, serta penanganan dan pembayaran.
Faktur pajak	Dokumen yang mencatatkan pembelian kena pajak PPN sesuai dengan undang-undang PPN.
Laporan bea cukai	Laporan yang berisi daftar produk yang diimpor, menentukan detailnya, dan mengalokasikan bea masuk, pajak, dan tarif.

Dokumen yang dicantumkan mencakup seluruh alur kerja pengadaan mulai dari pembuatan permintaan penawaran hingga penerimaan faktur supplier dan faktur pajak. Faktur supplier adalah dokumen yang paling umum dalam alur kerja pengadaan.

Tahap alur kerja pengadaan dapat berbeda-beda. Anda dipersilakan untuk hanya menggunakan dokumen yang berisi tahap alur kerja Anda.

Merencanakan pembelian

1C:Drive membekali Anda dengan alat yang efektif dan fleksibel untuk memantau permintaan barang dan layanan, menganalisis sumber suplai yang tersedia, dan melakukan purchase order.

Pengaturan titik pemesanan ulang menentukan tingkat stok produk minimum dan maksimum.
Alat Perencanaan permintaan menghitung permintaan produk berdasarkan batas Titik pemesanan ulang, tingkat stok produk, dan sales order yang belum di-dispatch.
Alat Prakiraan permintaan menghitung permintaan produk berdasarkan pemakaian produk rata-rata selama periode yang ditentukan.

Alat Perencanaan permintaan dan Prakiraan permintaan membantu Anda menghasilkan purchase order dengan cepat berdasarkan hasil perhitungan.

Mengelola dokumen pembelian

1C:Drive meringankan upaya manual Anda dan memastikan akurasi pemrosesan pembelian. Anda dapat membuat dokumen pembelian berdasarkan dokumen pembelian lainnya. 1C:Drive memungkinkan hubungan dokumen banyak-ke-banyak.

Semua dokumen yang Anda buat akan dilanjutkan ke jurnal dokumen. Untuk dokumen yang diposting, catatan transaksi akan tersedia.

Menggunakan jurnal dokumen

1C:Drive memberi Anda antarmuka yang mudah digunakan untuk mengelola dokumen pembelian. Jurnal dokumen menyimpan semua dokumen yang Anda buat, sehingga Anda dapat menemukan dan melihat dokumen dengan cepat. Di dalam jurnal, Anda juga dapat:

Memantau status dokumen
Melihat detail dokumen
Menghasilkan dokumen terkait
Memposting dokumen

Melacak catatan transaksi

Di 1C:Drive, Anda memiliki berbagai opsi untuk melacak pembelian produk. Opsi ini mencakup:

Opsi

Deskripsi

Pengaturan akuntansi

Atur akuntansi berdasarkan hal-hal berikut:

Varian
Batch
Nomor seri

Untuk informasi selengkapnya, lihat katalog Produk.

Pengaturan penagihan

Atur penagihan berdasarkan hal-hal berikut:

Kontrak
Pesanan

Untuk mempelajari selengkapnya, lihat katalog Rekanan. Ketika Anda memposting dokumen, catatan transaksi akan dihasilkan. Catatan utang dagang yang dihasilkan oleh dokumen pembelian bergantung pada pengaturan penagihan. Sebagai contoh, jika Anda mengatur penagihan berdasarkan faktur, catatan utang dagang berisi informasi tentang faktur supplier.

Untuk mengetahui cara melihat catatan transaksi, lihat catatan register dokumen.

Untuk mempelajari cara membuat dan mengelola dokumen pembelian, lihat:

Mencatatkan termin pembayaran

Pembelian didasarkan pada kontrak yang Anda sepakati dengan supplier. Termin pembayaran adalah bagian tak terpisahkan dari kontrak. 1C:Drive membantu Anda mencatatkan kontrak dan termin pembayarannya, termasuk:

Mata uang
Metode pembayaran (misalnya elektronik atau cash-in-hand)
Jenis pembayaran (misalnya pembayaran satu kali atau pembayaran dengan angsuran)
Ketentuan harga supplier (misalnya ketentuan harga grosir)
Diskon (misalnya diskon pembayaran awal)

Ketika Anda membuat dokumen pembelian didasarkan pada kontrak, 1C:Drive mengisi otomatis termin pembayaran. Tindakan ini memastikan pembelian Anda berjalan sesuai dengan kontrak. Anda dapat mengubah termin pembayaran untuk pembelian tertentu secara manual.

Memelihara cross-reference produk

Ketika Anda membuat purchase order, Anda menentukan produk yang akan dibeli. Nama produk yang Anda gunakan mungkin berbeda dengan nama yang digunakan supplier Anda. Anda harus memastikan purchase order Anda berisi nama produk yang mudah dikenali oleh supplier. Di 1C:Drive, Anda dapat mengatur cross-reference produk untuk mengatasi masalah ini.

Cross-reference produk memetakan nama produk Anda ke nama produk supplier. Setelah Anda mengatur cross-reference produk, Anda dapat mencetak purchase order untuk supplier Anda. Dengan begitu, supplier dapat memproses pesanan Anda secara akurat.

Menyimpan dan menganalisis harga supplier

1C:Drive menawarkan berbagai alat bagi Anda untuk menyimpan dan menganalisis harga supplier, dan menambahkannya ke dokumen pembelian Anda. Tabel di bawah ini menjelaskan cara melakukannya. Informasi ini disajikan berdasarkan tugas dan alat yang mendukungnya.

Tugas	Alat	Penggunaan
Menyimpan harga supplier	Tipe harga supplier	Gunakan alat ini untuk mengelompokkan harga supplier berdasarkan syarat yang berlaku (seperti jumlah yang terjual). Misalnya, tambahkan tipe harga supplier seperti: Harga grosir Harga retail Untuk detailnya, lihat Tipe harga supplier.
Menyimpan harga supplier	Harga rekanan	Atur tipe harga supplier lalu gunakan alat ini untuk mendaftarkan harga supplier berdasarkan tipe tersebut. Misalnya, tambahkan harga supplier grosir 1500 USD dan harga supplier retail 2000 USD untuk sebuah laptop. Tambahkan harga supplier menggunakan salah satu metode berikut: Tambahkan harga supplier ke setiap produk secara manual. Posting dokumen pembelian, dan 1C:Drive akan mencatatkan harga secara otomatis. Harga supplier otomatis berlaku untuk dokumen pembelian ketika Anda menentukan supplier.
Mengatur harga default untuk pembelian	Kartu kontrak	Atur tipe harga supplier, kemudian gunakan formulir ini untuk menetapkan tipe harga supplier ke supplier. Ini berlaku untuk dokumen pembelian di mana Anda menentukan supplier-nya. Ini mengisi harga secara otomatis. Untuk menetapkan harga dengan cepat, tentukan tipe harga supplier lain.
Mengatur kelompok harga target	Kelompok harga	Gunakan alat ini untuk mengelompokkan harga berdasarkan tujuan. Tambahkan kelompok harga dan tetapkan ke produk. Kemudian menghasilkan daftar harga supplier dengan cepat untuk berbagai macam produk. Misalnya, buat kelompok harga "Laptop", tetapkan ke beberapa model laptop, dan hasilkan daftar harga supplier untuk "Laptop".
Menganalisis harga supplier untuk opsi terbaik	Daftar harga supplier	Gunakan alat ini untuk menghasilkan daftar harga supplier berdasarkan: Tipe harga supplier Kelompok harga Produk Di dalam daftar harga supplier: Bandingkan harga supplier. Lacak tren biaya menggunakan riwayat harga. Daftar harga dapat menampilkan varian produk. Misalnya, kaus dengan ukuran atau warna tertentu. Untuk melihat varian, aktifkan akuntansi produk berdasarkan varian.

Anda dapat dengan mudah memperbarui harga saat Anda memproses dokumen pembelian dengan cara beralih antara:

Satuan
Mata uang
Tipe harga

Saat Anda beralih, 1C:Drive menghitung ulang harga.

Mengimpor barang

1C:Drive membantu melacak transaksi lintas batas. Ketika Anda mengimpor barang, Anda harus melaporkannya kepada otoritas bea cukai untuk mendapatkan izin. Di 1C:Drive, Anda dapat melaporkan barang sebelum diterima.

Untuk melaporkan barang, buat laporan bea cukai ketika Anda menerima faktur supplier. Anda memiliki opsi berikut:

Isi data secara manual
Salin data dari faktur supplier

Laporan bea cukai mengakumulasikan ongkos bea cukai dan PPN impor yang harus dibayar. Ketika Anda memposting laporan bea cukai, Anda mencatat beban-beban ini untuk tujuan akuntansi. Kemudian, Anda dapat menggunakan catatan tersebut untuk mengklaim pengembalian dana PPN.

1C:Drive menyediakan SPT PPN dan Neraca Saldo agar Anda dapat melacak detail PPN Anda.

Melacak utang dagang

1C:Drive menyediakan beragam alat pelaporan untuk menganalisis alur pembelian Anda. Misalnya, Anda dapat melacak utang dagang Anda dengan mudah.

<< Prev Next >>