Proses procure to pay

<< Prev   Next >>

Proses procure to pay hingga adalah proses di mana perusahaan membeli bahan mentah, produk setengah jadi, dan produk jadi yang diperlukan untuk menjalankan bisnis. Langkah-langkah prosesnya dapat beragam, bergantung pada kebutuhan bisnis perusahaan. Secara umum, prosesnya dimulai dengan permintaan penawaran dan diakhiri dengan pembayaran barang yang dibeli.

1C:Drive mendukung langkah-langkah procure to pay berikut:

• Menyiapkan proses procure to pay.
• Mendaftarkan perintah pengadaan.
• Menerbitkan permintaan penawaran (RFQ).
• Mencatatkan RFQ response.
• Memilih tawaran terbaik.
• Melakukan purchase order.
• Memantau pengiriman purchase order.
• Menerima barang dan memproses faktur supplier.
• Mencatatkan faktur pajak.
• Mencatatkan retur barang.
• Membayar barang yang diterima.

Menyiapkan proses procure to pay

Ketika Anda ingin melakukan pembelian, Anda memilih barang dari supplier tertentu. Jadi, sebelum Anda memulai proses procure to pay, lakukan hal berikut:

• Jika Anda ingin membeli produk baru, catatkan produk tersebut di Katalog produk.

  Anda juga memiliki opsi berikut:

  • Jika Anda ingin membedakan produk berdasarkan karakteristik seperti warna atau ukuran, tetapkan varian produk.
  • Jika Anda ingin melacak batch produk, tetapkan batch.
  • Jika Anda ingin mengirimkan purchase order dengan ketentuan supplier, tetapkan referensi silang produk.
• Jika Anda berencana membeli dari supplier baru, catatkan supplier di katalog Rekanan.

Mendaftarkan perintah pengadaan

Langkah pertama dalam proses procure to pay hingga pembayaran adalah menentukan secara pasti produk apa dan berapa kuantitasnya yang perlu Anda beli. Agar selanjutnya menjadi praktis, Anda dapat membuat perintah pengadaan menggunakan informasi ini.

Menerbitkan permintaan penawaran (RFQ)

Setelah Anda menentukan produk mana yang akan dibeli, Anda perlu mengidentifikasi supplier yang memenuhi persyaratan dan ketentuan Anda. Untuk menangani tugas ini, ajukan RFQ dan kirimkan ke supplier potensial.

Mencatatkan RFQ response

Saat Anda menerima jawaban dari supplier potensial terhadap RFQ Anda, catatkan RFQ response tersebut.

Memilih tawaran terbaik

Untuk memilih tawaran terbaik, buka daftar RFQ response dan analisis respons tersebut. 1C:Drive membantu Anda menemukan dengan cepat RFQ response yang menawarkan harga terendah. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat RFQ response.

Melakukan purchase order

Setelah Anda memilih tawaran supplier terbaik, buat Purchase order berdasarkan RFQ response dari supplier yang dipilih. Kemudian kirimkan purchase order ke supplier tersebut. Jika Anda telah menetapkan referensi silang produk, Anda dapat menghasilkan formulir cetak purchase order dengan nama produk yang mudah dikenali oleh supplier Anda.

Memantau pengiriman purchase order

Untuk memastikan Anda menerima barang yang dipesan tepat waktu, lakukan salah satu hal berikut:

• Lacak status purchase order di daftar Purchase order.
• Lihat laporan seperti Laporan purchase order atau Gambaran umum purchase order.

Menerima barang dan memproses faktur supplier

1C:Drive mendukung skenario berikut:

• Pengiriman barang sebelum faktur supplier
• Pengiriman barang bersama dengan faktur supplier
• Pengiriman barang setelah faktur supplier

Jika Anda menerima barang sebelum faktur supplier, lakukan hal berikut:

1. Catatkan tanda terima barang.
   Catatan. Anda dapat dengan cepat membuat tanda terima barang berdasarkan purchase order.
2. Pantau barang yang diterima tetapi belum ditagih.
3. Catatkan faktur supplier saat Anda menerimanya.
   Catatan. Anda dapat dengan cepat menghasilkan faktur supplier berdasarkan tanda terima barang.

Jika Anda menerima barang bersama dengan faktur supplier, catatkan faktur supplier. Begitu Anda mencatatkannya, tingkat stok akan meningkat. Anda tidak perlu mencatatkan tanda terima barang untuk mengonfirmasi replenishment.

Jika Anda menerima barang setelah faktur supplier, lakukan hal berikut:

1. Catatkan faktur supplier.
   Saat Anda mencatatkannya, atur Jenis faktur ke Advance invoice.
2. Pantau barang yang ditagihkan tapi belum diterima.
3. Saat Anda menerima barang, catatkan tanda terima barang.
   Catatan. Anda dapat dengan cepat membuat tanda terima barang berdasarkan faktur supplier.

Dalam skenario mana pun, Anda dapat mencocokkan faktur supplier dengan purchase order terkait. Hal ini membantu Anda melacak pemenuhan purchase order.

Untuk mencocokkan faktur supplier dengan purchase order, lakukan salah satu hal berikut:

• Hasilkan faktur supplier berdasarkan purchase order.
• Saat Anda mencatatkan faktur supplier, tentukan purchase order sumber.

Ketika Anda memposting faktur supplier, entri akuntansi berikut ini dicatatkan pada akun buku besar:

• Kewajiban terhadap supplier
• Beban yang dikenakan
• Aset yang dibeli

Mencatatkan faktur pajak

Jika proses bisnis Anda memerlukannya, catatkan faktur pajak. Untuk mempelajari selengkapnya, lihat Faktur pajak yang diterima.

Mencatatkan retur barang

Jika barang yang diterima tidak memenuhi persyaratan Anda dan Anda memutuskan untuk mereturnya ke supplier, catatkan retur pembelian.

Membayar produk yang diterima

Lacak pembayaran Anda yang belum dibayar menggunakan laporan Utang dagang dan Penuaan utang dagang.

Untuk membayar barang yang diterima, lakukan hal berikut:

1. Catatkan bank payment.
   Catatan. Anda dapat dengan cepat membuat bank payment berdasarkan faktur supplier.
2. Kirim bank payment ke bank Anda.
3. Begitu Anda menerima rekening koran, tandai bank payment sebagai Dibayar lalu posting.

Ketika Anda memposting bank payment, entri akuntansi berikut ini dicatatkan pada akun buku besar:

• Kewajiban diselesaikan.
• Saldo kas diperbarui.

Diagram procure to pay

Diagram di bawah mengilustrasikan langkah-langkah umum dalam proses procure to pay.

<< Prev   Next >>