Gambaran umum manajemen proyek

<< Prev Next >>

Manajemen proyek adalah proses memulai, merencanakan, melaksanakan, memantau, dan menyelesaikan proyek berdasarkan tujuan dan jadwal proyek.

Untuk mengelola proyek, 1C:Drive menyediakan alat-alat berikut:

Alat	Deskripsi
Katalog proyek	Menyimpan daftar semua proyek dan menyediakan alat untuk mengelolanya. Untuk mengetahui detailnya, lihat Gambaran umum katalog proyek.
Tempat kerja proyek dengan beberapa mode lihat	Menyediakan alat untuk membuat, menjadwalkan, dan memantau fase proyek. Setiap mode lihat hanya menampilkan detail terkait aktivitas proyek tertentu, seperti penjadwalan atau pemantauan fase. Untuk mengetahui detailnya, lihat Gambaran umum tempat kerja proyek.
Laporan fase proyek	Memberikan informasi tentang status fase proyek, tanggal jatuh tempo, dan persentase penyelesaian. Untuk mengetahui detailnya, klik di sini.

1C:Drive mendukung langkah-langkah proses manajemen proyek berikut:

Menyiapkan proses manajemen proyek.
Menambahkan proyek.
Membuat struktur perincian kerja.
Membuat dan menetapkan tugas.
Menyelesaikan tugas.
Memantau status tugas.
Memantau dan mengubah status proyek.
Memantau dan mengubah fase proyek.
Memantau penjualan serta penghasilan dan beban berdasarkan proyek atau fase proyek.

Menyiapkan proses manajemen proyek

Ketika Anda perlu memulai proses manajemen proyek, lakukan hal-hal berikut:

Agar dapat membuat dan mengelola proyek, buka Pengaturan > Perusahaan. Kemudian, di bagian Manajemen proyek, centang kotak Gunakan manajemen proyek.
Agar dapat mencatat dan melacak penghasilan dan beban berdasarkan proyek atau fase proyek, centang kotak Akuntansi berbasis proyek.
Agar dapat menentukan sales order, perintah pekerjaan, atau aset tetap yang berkaitan dengan proyek, di bagian Manajemen proyek, centang kotak Gunakan item terkait. Kemudian Anda dapat melihat proyek dan pesanan atau aset tetap terkait di laporan.

Menambahkan proyek

Ketika Anda perlu menambahkan proyek, buka Perusahaan > Proyek lalu buat proyek di katalog Proyek.

Saat membuat proyek, Anda dapat menentukan tanggal mulai, tanggal berakhir, jadwal kerja, dan pengaturan untuk penjadwalan ulang fase proyek secara otomatis. Jika Anda ingin mencatat penghasilan dan beban tidak hanya berdasarkan proyek tetapi juga fasenya, centang kotak Lacak penghasilan dan beban menurut fase proyek di pengaturan proyek. Setelah kotak centang dipilih, Anda akan dapat memilih fase proyek di dokumen bisnis. Jika diposting, catatan transaksi berisi detail fase proyek akan dibuat otomatis. Kemudian Anda dapat melihat laporan tentang penghasilan dan beban berdasarkan fase proyek.

Untuk mengetahui detail tentang cara membuat proyek, lihat Membuat proyek.
Untuk menghemat waktu penginputan detail proyek, Anda dapat membuat proyek dari templat. Untuk mengetahui detailnya, lihat Memuat proyek dari templat.

Membuat struktur perincian kerja

Jika Anda ingin membuat struktur perincian kerja (work breakdown structure/WBS) proyek, tambahkan fase proyek di tempat kerja proyek. Anda memiliki opsi berikut:

Untuk proyek sederhana, buat daftar satu tingkat fase proyek.
Untuk proyek kompleks, buat hierarki fase proyek dan subfase.

Untuk mengetahui detailnya, lihat Menambahkan fase proyek.

Anda dapat bebas mengatur ulang proyek WBS yang sudah dibuat. Sebagai contoh, ubah fase turunan atau sebelumnya atau jadwalkan ulang. Untuk mengetahui detailnya, lihat Mengatur ulang struktur perincian kerja.

Membuat dan menetapkan tugas

Untuk proyek dengan WBS, Anda dapat membuat dan menetapkan tugas yang perlu diselesaikan dalam fase proyek.

Anda dapat membuat dan menetapkan tugas hanya ketika fase proyek dimulai dan statusnya adalah sedang berlangsung. Untuk mengetahui detailnya, lihat Membuat tugas.

Tugas yang dibuat akan muncul pada panel Tugas saya di halaman Beranda 1C:Drive milik petugas.

Menyelesaikan tugas

Setelah dibuat dan ditetapkan, tugas akan muncul pada panel Tugas saya di halaman Beranda 1C:Drive milik petugas. Untuk panel ini, petugas dapat membuka tugas, memeriksa detailnya, dan mengubah status pekerjaan menjadi dimulai. Untuk mengetahui detailnya, lihat Mulai mengerjakan tugas. Seiring progres, Anda dapat menunjukkan persentase penyelesaian tugas. Untuk mengetahui detailnya, lihat Menentukan persentasi penyelesaian tugas.

Saat selesai mengerjakan tugas, petugas harus menetapkan status tugas menjadi Selesai. Kemudian tugas akan hilang dari panel Tugas saya milik petugas. Untuk mengetahui detailnya, lihat Menyelesaikan tugas.

Memantau status tugas

Sebagai penulis tugas, Anda dapat memantau progres penyelesaian tugas. Caranya, gunakan salah satu opsi berikut:

Periksa status semua tugas proyek tertentu. Lihat Melihat status dan tanggal semua tugas proyek.
Periksa status tugas proyek yang mencakup fase proyek tertentu.
Lihat Melihat status dan tanggal untuk tugas fase proyek.

Kedua opsi ini hanya dapat diakses dengan hak akses Administrator.

Memantau dan mengubah status proyek

Anda dapat memantau dan mengubah status proyek di katalog Proyek. Untuk mengetahui detailnya, lihat Memantau dan mengubah status proyek.

Memantau dan mengubah fase proyek

Anda dapat memantau fase proyek dan mengubah detailnya (seperti tanggal dan status) menggunakan:

tempat kerja proyek dengan mode lihat berikut:

Mode lihat	Deskripsi
Perencanaan	Menunjukkan bidang-bidang untuk tanggal mulai dan berakhir fase proyek yang sudah direncanakan. Anda dapat memilih mode lihat ini untuk penjadwalan fase proyek.
Mulai aktual	Menunjukkan bidang untuk tanggal mulai fase proyek yang direncanakan dan yang sebenarnya. Baris fase ditandai dengan warna yang berbeda guna membantu Anda menemukan status fase dengan cepat. Untuk mengetahui detailnya, lihat Warna baris fase. Anda dapat memilih mode ini untuk memantau apakah fase proyek dimulai di jadwal.
Akhir aktual	Menunjukkan bidang untuk tanggal berakhir fase proyek yang direncanakan dan yang sebenarnya. Baris fase ditandai dengan warna yang berbeda guna membantu Anda menemukan status fase dengan cepat. Untuk mengetahui detailnya, lihat Warna baris fase. Anda dapat memilih mode ini untuk memantau apakah fase proyek selesai di jadwal.
Penuh	Menunjukkan detail semua fase proyek. Anda dapat memilih mode ini untuk meninjau status, tanggal jatuh tempo, dan petugas fase proyek.

Laporan fase proyek.

Laporan fase proyek tersedia dari tempat kerja proyek dan daftar Laporan lainnya. Dari tempat kerja proyek, Anda dapat melihat laporan untuk satu proyek. Dari daftar Laporan lainnya, Anda dapat melihat laporan untuk satu atau beberapa proyek.

Tabel berikut menunjukkan laporan yang tersedia dari tempat kerja proyek, deskripsinya, dan langkah-langkah untuk membukanya:

Laporan	Deskripsi	Cara membuka
Fase proyek terlambat	Menunjukkan fase proyek sudah melewati tanggal berakhir yang direncanakan dan belum selesai.	Buka Perusahaan. Di bagian Manajemen proyek, klik Proyek. Dalam katalog Proyek, lakukan salah satu hal berikut: Pilih baris proyek lalu klik Tempat kerja proyek. Klik dua kali pada baris proyek. Kemudian, di jendela detail proyek, klik Tempat kerja proyek. Di tempat kerja proyek, klik Laporan fase proyek lalu pilih laporan.
Fase proyek dengan tanggal mulai terlambat	Menunjukkan fase proyek dengan tanggal mulai yang sebenarnya lebih lambat daripada tanggal mulai yang direncanakan. Fase ini menunggu tugas diselesaikan, tetapi tidak terlambat.

Tabel berikut menunjukkan laporan yang tersedia dari Laporan lainnya, deskripsinya, dan langkah-langkah untuk membukanya:

Laporan	Deskripsi	Cara membuka
Fase proyek terlambat	Menunjukkan fase proyek yang melewati tanggal berakhirnya yang direncanakan dan masih belum selesai (status fase selain Selesai).	Buka Perusahaan. Di bagian Laporan, klik nama laporan. Jika nama laporan tidak ada, klik Laporan lainnya. Kemudian, di jendela Laporan perusahaan, di bagian Manajemen proyek, klik nama laporan. Tentukan pengaturan laporan lalu klik Hasilkan. Untuk melihat laporan berdasarkan semua proyek, biarkan pengaturan Proyek (dalam kelompok) kosong. Klik Hasilkan.
Progres fase proyek	Menunjukkan persentase penyelesaian fase proyek.
Fase proyek segera selesai	Menunjukkan fase proyek dengan tanggal berakhir yang direncanakan dalam kurun waktu yang dipilih (seperti pekan ini).
Fase proyek segera mulai	Menunjukkan fase proyek dengan tanggal mulai yang direncanakan dalam kurun waktu yang dipilih (seperti pekan ini).
Fase proyek dengan tanggal mulai terlambat	Menunjukkan fase proyek dengan tanggal mulai yang sebenarnya lebih lambat daripada tanggal mulai yang direncanakan. Fase ini menunggu tugas diselesaikan, tetapi tidak terlambat.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang memantau dan mengubah fase proyek, lihat berikut ini:

Memantau penjualan serta penghasilan dan beban berdasarkan proyek atau fase proyek

Bagian ini berlaku jika akuntansi berdasarkan proyek diterapkan (kotak Akuntansi berbasis proyek dicentang di Pengaturan > Perusahaan, di bagian Manajemen proyek).

Untuk memantau penjualan serta penghasilan dan beban berdasarkan proyek atau fase proyek, gunakan laporan berikut:

Laporan	Deskripsi	Cara membuka
Penjualan bersih	Menunjukkan kuantitas produk yang terjual, jumlah penjualan, jumlah penjualan bersih, HPP, laba kotor, dan margin berdasarkan proyek atau fase proyek dalam kurun waktu yang dipilih.	Buka Analisis. Di bagian Penjualan, klik Penjualan bersih. Tentukan pengaturan laporan lalu klik Hasilkan. Untuk melihat laporan berdasarkan semua proyek dan fase proyek, kosongkan kotak centang Proyek dan Fase proyek. Klik Hasilkan.
Penghasilan dan beban berdasarkan proyek	Menunjukkan semua penghasilan, beban, dan laba atau kerugian yang harus dibayar berdasarkan proyek atau fase proyek dalam kurun waktu yang dipilih. Data ini sebelum prosedur penutupan akhir bulan.	Buka Analisis. Di bagian Hasil keuangan, klik Penghasilan dan beban berdasarkan proyek. Tentukan pengaturan laporan lalu klik Hasilkan. Untuk melihat laporan berdasarkan semua proyek dan fase proyek, kosongkan kotak centang Proyek dan Fase proyek. Klik Hasilkan.
Biaya penjualan berdasarkan proyek	Menunjukkan semua penghasilan, beban, dan laba atau kerugian berdasarkan proyek atau fase proyek dalam kurun waktu yang dipilih. Data ini setelah prosedur penutupan akhir bulan.	Buka Analisis. Di bagian Hasil keuangan, klik Biaya penjualan berdasarkan proyek. Tentukan pengaturan laporan lalu klik Hasilkan. Untuk melihat laporan berdasarkan semua proyek dan fase proyek, kosongkan kotak centang Proyek dan Fase proyek. Klik Hasilkan.

<< Prev Next >>