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Escenarios de ejemplo
Esta sección contiene dos escenarios de ejemplo que ilustran el registro de una cadena de documentos para el proceso Servicio de subcontratación recibido.
Ambos escenarios describen el mismo caso de contratar a un subcontratista para fabricar 1000 paquetes de té con sabor a miel.
El escenario básico describe el flujo de trabajo más sencillo posible, mientras que el escenario avanzado implica complicaciones que podrían surgir en la experiencia real.
Las diferencias entre los escenarios son:
| Escenario básico | Escenario anticipado |
|---|---|
| La orden del subcontratista se genera a partir de una orden de ventas. | La orden del subcontratista se crea desde cero. |
| Hay disponible una lista de materiales para el té con sabor a miel. | No hay lista de materiales disponible. |
| Los componentes están en existencias en su almacén. | Los componentes deben comprarse de un proveedor. |
| Los componentes se transfieren al subcontratista en una sola entrega. | Los componentes se transfieren al subcontratista en varias entregas. |
| El subcontratista recoge los componentes por su cuenta. | Necesita una empresa de logística de terceros para entregar los componentes. |
| El precio del subcontratista no cambia. | El precio del subcontratista cambia debido a un descuento de última hora. |
Por comodidad, cada escenario se desglosa en pasos que coinciden con la descripción del proceso.
Escenario básico
Su empresa tiene la intención de vender 1000 paquetes de té con sabor a miel a un cliente.
Todos los componentes (té negro, aromatizantes y envases) están en existencias en su almacén.
Sin embargo, en lugar de fabricar el té con sabor por su cuenta, decide contratar a un subcontratista.
1. Issuing a subcontractor order
Supongamos que ya recibió una orden de ventas de un cliente y la registró en 1C:Drive. Ahora, debe generar la orden del subcontratista a partir de ella.
Abra la orden de ventas y haga clic en Generar > Orden emitida del subcontratista.
La orden del subcontratista resultante tiene la mayoría de sus campos prellenados con los datos de la orden de ventas. Solo necesita:
- Establezca Estado del ciclo de vida a En progreso.
- Especifique Subcontratista.
- Introduzca el Precio del subcontratista por paquete de té.
- Complete la lista de Componentes según la información contenida en la lista de materiales.
- Cambie Fecha requerida (es hoy por defecto).
Antes de validar, revise otros campos, como la fecha de vencimiento o la tasa de impuestos, y cámbielos si es necesario.
2. Comprobar la disponibilidad del componente.
Para comprobar si los componentes están disponibles en sus almacenes, utilice el informe Stock disponible:
Según la orden del subcontratista, necesita 100 kg de té, 5 kg de aromatizante y 1000 unidades de envase.
El informe muestra que tiene más que suficiente.
3. Replenishing components
Como tiene todos los componentes en existencias en cantidad suficiente, no necesita reponerlos.
Omita este paso.
4. Transferencia de componentes al subcontratista
Para registrar la transferencia de componentes al subcontratista, cree una salida de mercancías.
Para ello, vaya al lugar de trabajo Procesamiento de la orden del subcontratista. En la pestaña Transferencia de componentes, ahora debería ver su orden del subcontratista. Selecciónela y haga clic en Generar la salida de mercancías.
La salida de mercancías generada a través del lugar de trabajo tiene la mayoría de sus campos rellenados previamente con los datos de la orden del subcontratista. Está listo para ser validado.
Después de validar la salida de mercancías, puede consultar de nuevo el informe Stock disponible. Ahora muestra que los componentes se han transferido al subcontratista y las existencias del almacén han disminuido en consecuencia.
También puede consultar el informe Declaración de la orden emitida del subcontratista para obtener un análisis detallado de todos los componentes de la orden de subcontratación.
5. Receiving finished product from subcontractor
Una vez que el subcontratista haya fabricado los productos que ha pedido, se los transferirá a usted.
Para registrar el recibo de los productos del subcontratista, cree un recibo de mercancías.
Para ello, vaya al lugar de trabajo Procesamiento de la orden del subcontratista. En la pestaña Recibo de productos, ahora debería ver su orden del subcontratista. Selecciónela y haga clic en Generar recibo de mercancías.
El recibo de mercancías generado a través del lugar de trabajo tiene la mayoría de sus campos rellenados previamente con los datos de la orden del subcontratista. Está listo para ser validado.
Después de validar el recibo de mercancías, puede comprobar de nuevo el informe Productos recibidos del subcontratista. Ahora muestra que 1.000 paquetes de té están recibidos.
6. Receiving invoice from subcontractor
Una vez que el subcontratista haya fabricado los productos que ha pedido, le enviará una factura por el pago de sus servicios.
Para registrar la factura, cree una factura del subcontratista recibida.
Para ello, vaya al lugar de trabajo Procesamiento de la orden del subcontratista. En la pestaña Recibo de facturas, ahora debería ver su orden del subcontratista. Selecciónela y haga clic en Generar factura del subcontratista recibida.
La factura del subcontratista generada a través del lugar de trabajo tiene la mayoría de sus campos rellenados previamente con los datos de la orden del subcontratista.
Antes de validar, revise los detalles de la factura, como el importe total o la tasa de impuestos, y cámbielos si es necesario.
7. Pago por los productos fabricados
Para registrar el pago, abra la factura del subcontratista que acaba de registrar y genere un pago bancario a partir de ella.
El pago bancario tiene la mayoría de sus campos rellenados previamente con los datos de la factura. Solo necesita especificar las cuentas bancarias de ambas partes.
Después de realizar el pago real, vuelva a este documento, seleccione la casilla de verificación Pagado y valídelo. Tenga en cuenta que el pago no se deduce de las cuentas de su empresa hasta que se valida el pago bancario con la casilla de verificación Pagado seleccionada.
8. Closing order
La orden del subcontratista se cumple y se paga en su totalidad. No habrá más transacciones relacionadas con ella. Para reflejar este hecho, abra la orden del subcontratista y haga clic en Cerrar la orden.
Escenario anticipado
Su empresa tiene la intención de producir 1000 paquetes de té con sabor a miel y almacenarlos en existencias para futuras ventas.
Algunos de los componentes (té negro, aromatizantes y envases) están en existencias en su almacén y faltan algunos.
Decide reponer los componentes y contratar a un subcontratista para producir las mercancías.
1. Issuing a subcontractor order
En este caso, no hay ninguna orden de ventas anterior a partir de la cual pueda generar la orden del subcontratista. Por lo tanto, debe crear la orden del subcontratista manualmente.
Vaya a Compras y, en Servicios de subcontratación recibidos, haga clic en Órdenes emitidas del subcontratista. A continuación, haga clic en Crear.
La orden del subcontratista está casi vacía.
Debe proporcionar toda la información manualmente:
- Establezca Estado del ciclo de vida a En progreso.
- Especifique Subcontratista.
- Cambie Fecha requerida (es hoy por defecto).
- Añade té de sabores a la lista de Productos; especifique la Cantidad, el Precio del subcontratista por paquete de té.
- Complete la lista de Componentes manualmente, ya que no hay listas de materiales para este producto.
Antes de validar, revise otros campos, como la fecha de vencimiento o la tasa de impuestos, y cámbielos si es necesario.
2. Comprobar la disponibilidad del componente.
Para comprobar si los componentes están disponibles en sus almacenes, utilice el informe Stock disponible:
Según la orden del subcontratista, necesita 100 kg de té, 5 kg de aromatizante y 1000 unidades de envase.
El informe muestra que tiene suficiente aromatizante, pero le faltan 25 kg de té y 180 piezas de empaque.
3. Replenishing components
Los componentes que faltan deben reponerse antes de que el subcontratista pueda cumplir con el pedido.
Compremos los componentes faltantes de un proveedor.
Para hacer esto, genere una orden de compra a partir de su orden de subcontratación. Por defecto, la orden de compra generada contiene todos los componentes necesarios para cumplir con la orden del subcontratista:
Por lo tanto, debe eliminar las cantidades excesivas manualmente, conservando solo lo que realmente necesita comprar:
Seleccione un proveedor, establezca Estado del ciclo de vida en En progreso, y valide la orden de compra.
Luego, genere una factura de compra a partir de la orden de compra. La factura de compra se completa previamente, por lo que solo puede validarla.
Revisemos nuevamente el informe Stock disponible. Ahora muestra que todos los componentes están en existencias suficientes:
4. Transferencia de componentes al subcontratista
Ahora todos los componentes están disponibles y debe transferirlos al subcontratista para la producción. Sin embargo, en este caso, el subcontratista tiene una capacidad de almacenamiento limitada, por lo que deberá entregar los componentes en dos envíos.
Para registrar el primer envío, vaya al lugar de trabajo de Procesamiento de la orden del subcontratista. En la pestaña Transferencia de componentes, ahora debería ver su orden del subcontratista. Selecciónela y haga clic en Generar la salida de mercancías.
Por defecto, la salida de mercancías generada contiene todos los componentes necesarios para cumplir con la orden del subcontratista:
Por lo tanto, debe reducir las cantidades manualmente a la mitad:
Como el subcontratista no puede recoger la entrega, debe contratar a una empresa de logística para enviar los componentes a su almacén. Para reflejar este hecho, vaya a la pestaña Entrega, seleccione Entrega de terceros y especifique la dirección del subcontratista y otra información pertinente.
Registre la primera salida de mercancías ahora. Con la segunda, espere a recibir el primer envío del subcontratista.
5. Receiving finished product from subcontractor
Después de procesar la entrega del primer componente, el subcontratista preparará y le entregará los primeros 500 paquetes de té.
Para registrar el recibo de los productos del subcontratista, cree un recibo de mercancías.
Para ello, vaya al lugar de trabajo Procesamiento de la orden del subcontratista. En la pestaña Recibo de productos, ahora debería ver su orden del subcontratista. Selecciónela y haga clic en Generar recibo de mercancías.
Por defecto, el recibo de mercancías generado contiene los 1000 paquetes de té según la orden del subcontratista. Por lo tanto, nuevamente debe cambiar esto manualmente para reflejar la cantidad que realmente recibió:
Valide el recibo de mercancías y compruebe de nuevo el informe Stock disponible. Ahora muestra que solo tiene la mitad de los componentes en existencias (la otra mitad se envió al subcontratista) y ha recibido la mitad de los paquetes de té pedidos.
Ahora, vuelva a la pestaña Transferencia de componentes del lugar de trabajo y registre otra salida de mercancías para los componentes restantes. Esta vez, no necesita modificar manualmente los importes de los componentes, ya que la salida de mercancías generada ya contiene todo las existencias restante.
Después de validar la segunda salida de mercancías, tenga en cuenta que la orden del subcontratista ya no se muestra en la tarjeta Transferencia de componentes. Esto se debe a que ha entregado todos los componentes especificados en la orden y no tiene nada más que entregar.
Finalmente, vaya de nuevo a la pestaña Recibo de productos y registre un segundo recibo de mercancías para los 500 paquetes de té restantes. Al igual que con la segunda salida de mercancías, no necesita modificar manualmente el importe del producto, ya que el recibo de mercancías generado ya contiene el importe total que aún no ha recibido.
6. Receiving invoice from subcontractor
Una vez que el subcontratista haya fabricado los productos que ha pedido, le enviará una factura por el pago de sus servicios.
Para registrar la factura, cree una factura del subcontratista recibida.
Para ello, vaya al lugar de trabajo Procesamiento de la orden del subcontratista. En la pestaña Recibo de facturas, ahora debería ver su orden del subcontratista. Selecciónela y haga clic en Generar factura del subcontratista recibida.
Supongamos que ha hablado con el subcontratista y obtuvo un descuento de última hora de ellos. So now you need to reflect this fact in the invoice by manually decreasing Price of a tea pack from 3.00 to 2.90 EUR.
Tenga en cuenta que necesita cambiar el precio; el importe total de la factura se recalcula automáticamente.
7. Pago por los productos fabricados
Para registrar el pago, abra la factura del subcontratista que acaba de registrar y genere un pago bancario a partir de ella.
El pago bancario tiene la mayoría de sus campos rellenados previamente con los datos de la factura. Solo necesita especificar las cuentas bancarias de ambas partes.
Después de realizar el pago real, vuelva a este documento, seleccione la casilla de verificación Pagado y valídelo. Tenga en cuenta que el pago no se deduce de las cuentas de su empresa hasta que se valida el pago bancario con la casilla de verificación Pagado seleccionada.
8. Closing order
La orden del subcontratista se cumple y se paga en su totalidad. No habrá más transacciones relacionadas con ella. Para reflejar este hecho, abra la orden del subcontratista y haga clic en Cerrar la orden.