Mengelola pengingat pengisian ulang stok

Berlaku untuk: 1C:Drive 1.6.3
Modul terkait: Manajemen gudang
Dibuat pada: 25 Juli 2025

Tujuan

1C:Drive versi memperkenalkan fitur baru daftar kontrol level stok, yang memungkinkan Anda untuk:

Menentukan daftar produk penting yang memerlukan persediaan level stok secara rutin (misalnya, harian).
Menerima pemberitahuan otomatis saat produk dari daftar ini ada di bawah level minimal.

Setelah menyelesaikan tutorial ini, Anda akan:

Belajar untuk membuat dan mengelola daftar kontrol level stok.

Prasyarat

Untuk menyelesaikan tutorial ini, Anda sebaiknya:

Mempunyai pemahaman dasar tentang alat Perencanaan permintaan dalam 1C:Drive.

Anda juga disarankan untuk menyelesaikan tutorial menggunakan infobase demo 1C:Drive terbaru. Infobase ini sudah berisi banyak item data yang mungkin Anda perlukan untuk tutorial ini dan tutorial lainnya, seperti rekanan, produk, atau operasi. Anda bebas menggunakan infobase lain, namun dalam hal itu Anda harus membuat item data tersebut sendiri.

Deskripsi kasus

North Star Computers adalah perusahaan yang bergerak di bidang perdagangan perangkat keras komputer. Perusahaan ini membeli komponen komputer, merakitnya, lalu menjual komputer bermerek tersebut. Sejumlah komponen bersifat opsional, sementara yang lainnya sangat penting bagi operasional bisnis.

Agar operasi tetap berjalan tanpa hambatan, perusahaan mewajibkan agar setiap komponen penting selalu tersedia dalam jumlah minimum di gudang.

Misalnya, manajer Pembelian ingin memantau sendiri level stok untuk beberapa komponen, sementara komponen lainnya dipantau oleh Asisten manajer pembelian.
Mari kita lihat bagaimana fitur baru Kontrol level stok dapat digunakan untuk memberi notifikasi kepada manajer ketika level stok komponen kritis turun di bawah batas minimum, serta membantu mengisi ulang stok dengan cepat hingga mencapai level maksimum.

Langkah-langkah utama

Selama tutorial, Anda akan melalui langkah-langkah berikut:

Menyiapkan 1C:Drive
Mengisi data awal
Mendata pembelian komponen
Menyiapkan kontrol level stok
Melihat cara kerja kontrol level stok

1. Menyiapkan 1C:Drive

Mari kita mulai dengan membuat beberapa perubahan singkat pada pengaturan default 1C:Drive. Perubahan ini diperlukan guna menjalankan tutorial ini.

Aktifkan kontrol level stok.
Secara default, fungsionalitas Kontrol level stok dinonaktifkan.
Untuk mengaktifkannya:
- Di Pengaturan di bagian Pengaturan akuntansi, klik Pembelian/Gudang.
- Di bagian Perencanaan permintaan, centang kotak Gunakan kontrol level stok.
Sekarang, saat Anda mengklik Pembelian di menu utama, Anda akan dapat melihat tautan Kontrol level stok di bagian Perencanaan.

2. Mengisi data awal

Langkah berikutnya adalah mengisi 1C:Drive dengan data awal yang akan Anda perlukan selama tutorial.

Atur level stok minimum untuk produk.
Ini diperlukan untuk fungsionalitas Kontrol level stok agar dapat berfungsi. Jika suatu produk atau suatu varian produk tidak memiliki level stok minimum yang ditentukan, Kontrol level stok tidak akan dapat memberi tahu Anda apabila stoknya menipis.
Untuk melakukannya:
- Buka kartu produk.
- Pada bilah tautan, klik More actions (Tindakan lainnya) > Pengaturan titik pemesanan ulang.
- Klik Create (Buat), isi data seperti pada tangkapan layar berikut, lalu klik Simpan dan tutup:
Ulangi untuk setiap produk sesuai dengan tabelnya:
Produk Varian Minimum Maksimum
ASUS RT-AC1200 n/a 200 1000
KEYBOARD IBALL SLIM MM PS2 n/a 250 1000
MOUSE IBALL FREEGO MINI hitam 120 1000
MOUSE IBALL FREEGO MINI putih 100 1000
Sekarang, fitur Kontrol Level Stok akan memberi notifikasi jika stok salah satu produk ini di bawah level Minimum, dan kemudian alat Perencanaan permintaan akan menyarankan pengisian ulang stok hingga mencapai level Maksimum
Membuat perusahaan dengan nama North Star Computers.
Langkah ini bersifat opsional. Anda boleh melewati langkah ini dan menyelesaikan tutorial menggunakan perusahaan lain jika diinginkan. Akan tetapi, pastikan bahwa di awal tutorial, perusahaan tersebut tidak memiliki salah satu pun dari produk yang tercantum di bawah ini dalam stoknya. Jika tidak, tutorial mungkin tidak bekerja sebagaimana mestinya.
Membuat kebijakan akuntansi untuk perusahaan Anda:
- Tentukan Tanggal efektif yang mendahulu salah satu dokumen yang Anda buat selama tutorial ini. 01/01/2000 adalah pilihan yang aman.
Atur akun email sistem.
Ini diperlukan apabila Anda ingin menerima notifikasi pengisian ulang stok melalui email.
Untuk melakukan hal tersebut:
- Buka Pengaturan dan di bagian Pengaturan aplikasi, klik Penyusun.
- Di bagian Email dan interaksi bisnis, klik Akun email layanan.
- Isi pengaturan akun sistem. Jika butuh bantuan, hubungi administrator sistem Anda.
Buat pengguna dengan peran Manajer pembelian dan Asisten manajer pembelian yang akan menerima notifikasi pengisian ulang stok.
Untuk melakukan hal tersebut:
- Buka Pengaturan dan di bagian Pengaturan aplikasi, klik Pengaturan pengguna dan hak.
- Di bagian Pengguna, klik Pengguna.
- Klik Buat, isi nama pengguna dan email sesuai dengan tabel di bawah, lalu klik Simpan dan tutup.
  Nama pengguna Email
  Manajer pembelian (alamat email yang dapat Anda akses)
  Asisten manajer pembelian n/a
  Langkah ini bersifat opsional. Anda boleh melewati langkah ini dan menyelesaikan tutorial menggunakan pengguna lain jika diinginkan. Akan tetapi, pastikan setidaknya satu pengguna memiliki alamat email yang terisi. Jika tidak, maka tidak akan ada notifikasi email yang dikirim.

Produk	Varian	Minimum	Maksimum
ASUS RT-AC1200	n/a	200	1000
KEYBOARD IBALL SLIM MM PS2	n/a	250	1000
MOUSE IBALL FREEGO MINI	hitam	120	1000
MOUSE IBALL FREEGO MINI	putih	100	1000

Nama pengguna	Email
Manajer pembelian	(alamat email yang dapat Anda akses)
Asisten manajer pembelian	n/a

3. Mendata pembelian komponen

Sekarang saatnya membuat faktur supplier yang mendata pembelian komponen komputer.
Untuk membuat faktur, buka Pembelian > Faktur supplier lalu klik Buat. Kemudian, masukkan detail faktur seperti pada tangkapan layar di bawah lalu klik Posting dan tutup.

Perhatikan kuantitas komponen yang dibeli. Semua komponen dibeli di atas level minimumnya masing-masing, dengan pengecualian ASUS RT-AC1200 dan MOUSE IBALL FREEGO MINI (varian putih) yang dibeli di bawah minimum.

Untuk memastikan bahwa komponen benar-benar dikirim dan diterima, gunakan laporan Stok tersedia:

Perlu dicatat bahwa laporan ini tidak menampilkan detail produk berdasarkan varian, sehingga varian hitam dan putih dari MOUSE IBALL FREEGO MINI ditampilkan dalam satu baris.

4. Menyiapkan kontrol level stok

Sekarang, karena semua komponen dibeli dan ditempatkan di gudang perusahaan, kita bisa lanjut ke proses kontrol level stok.

Pertama-tama, Anda perlu membuat daftar kontrol level stok untuk Manajer pembelian.
Untuk melakukan ini, buka Pembelian > Kontrol level stok lalu klik Buat. Kemudian, masukkan rincian seperti pada tangkapan layar lalu klik Simpan dan tutup.
Seperti yang bisa Anda lihat, Manajer pembelian hanya memantau level stok untuk ASUS RT-AC1200, namun menganggapnya cukup penting sehingga perlu diperiksa dua kali sehari dan menerima notifikasi melalui email.
Untuk memudahkan Anda, saat mengatur jadwal pemeriksaan stok, disarankan untuk menetapkan waktu yang akan segera tiba. Misalnya, jika Anda membuat daftar kontrol stok pada pukul 15.55, atur waktu pemeriksaannya pada pukul 16.00. Dengan begitu, Anda tidak perlu menunggu waktu lama untuk menguji notifikasi.
Selanjutnya, buat daftar Kontrol level stok lainnya untuk Asisten manajer pembelian.
Daftar ini berisi produk yang tidak terlalu penting, sehingga pemeriksaan sekali sehari sudah cukup dan notifikasi email tidak diperlukan.
Perlu diperhatikan bahwa terdapat dua baris untuk MOUSE IBALL FREEGO MINI di bagian Produk, dengan tiap yang baris mewakini varian yang berbeda. Ini berarti pemeriksaan level stok akan dilakukan untuk setiap varian yang terdata secara terpisah. Jika tidak ada varian yang ditentukan untuk produk yang memiliki varian, maka pemeriksaan level stok akan dilakukan secara terpisah untuk setiap varian produk tersebut (kecuali varian yang tidak memiliki Pengaturan titik pemesanan ulang).

5. Menerima notifikasi

Untuk mulai menerima notifikasi, Anda hanya perlu masuk sebagai Manajer pembelian dan menunggu hingga waktu pemeriksaan level stok yang telah dijadwalkan.
Setelah pemeriksaan selesai, Anda seharusnya akan melihat tampilan seperti berikut:
- Notifikasi "lonceng" di bilah bagian atas. Simbol ini akan muncul segera setalah pemeriksaan selesai.
  Klik untuk melihat notifikasi:
- Item level stok yang rendah berada di Daftar tugas di halaman beranda. Tampilan tersebut akan muncul saat Daftar tugas diperbarui, yang mungkin memerlukan sedikit waktu.
  Untuk menyegarkan Daftar tugas secara manual, klik di bagian kanan bawah daftar.
- Pesan baru di kotak masuk email Anda. Mengirimkan pesan ini juga membutuhkan waktu.
Klik salah satu notifikasi untuk membuka alat Perencanaan permintaan. Perlu diperhatikan bahwa dalam Perencanaan permintaan, filter Perusahaan dan Daftar kontrol stok akan otomatis disesuaikan agar hanya menampilkan produk dari daftar kontrol stok yang spesifik.
Pada awalnya, daftar produk dalam Perencanaan permintaan akan kosong. Untuk mengisinya, klik Hitung.

Seperti yang terlihat, alat Perencanaan permintaan menampilkan ASUS RT-AC1200 karena stok saat ini (150) berada di bawah batas minimum (200), dan menyarankan pembelian 850 unit tambahan untuk mencapai level maksimum (1000).

Jika diinginkan, sekarang Anda dapat melanjutkan dengan Perencanaan permintaan dan membuat purchase order untuk 850 unit ASUS RT-AC1200.

Atau, Anda bisa masuk nanti sebagai Asisten manajer pembelian dan melihat notifikasi pengisian ulang stok miliknya. Satu-satunya notifikasi yang akan muncul adalah untuk MOUSE IBALL FREEGO MINI (varian putih), karena stok saat ini (50) berada di bawah batas minimum (100). Jangan ragu untuk memeriksanya sendiri!

Demikianlah akhir dari tutorial ini.
Terima kasih atas waktunya!