Skenario contoh

<< Prev Next >>

Bagian ini berisi dua contoh skenario yang menggambarkan registrasi serangkaian dokumen untuk proses Layanan subkontrak yang diterima.

Kedua skenario tersebut menggambarkan kasus yang sama ketika mempekerjakan subkontraktor untuk memproduksi 1000 bungkus teh rasa madu.

Skenario dasar menggambarkan alur kerja yang mungkin paling sederhana, sedangkan skenario lanjutan mencakup alur kompleks yang mungkin terjadi dalam pengalaman sebenarnya.

Perbedaan antara skenario tersebut adalah:

Skenario dasar	Skenario lanjutan
Pesanan subkontraktor dihasilkan dari sales order.	Pesanan subkontraktor dibuat dari awal.
Bill of material untuk teh rasa madu tersedia.	Bill of material tidak ada yang tersedia.
Komponen tersedia di gudang Anda.	Komponen harus dibeli dari supplier.
Komponen ditransfer ke subkontraktor dalam satu kali delivery.	Komponen ditransfer ke subkontraktor dalam beberapa kali delivery.
Subkontraktor mengambil komponen sendiri.	Anda harus memakai jasa perusahaan logistik pihak ketiga untuk mengirimkan komponen.
Harga subkontraktor tidak berubah.	Harga subkontraktor berubah karena diskon di akhir.

Agar mudah dipahami, setiap skenario diuraikan menjadi beberapa langkah yang cocok dengan deskripsi proses.
Skenario tidak termasuk instruksi tentang cara membuka dokumen atau menghasilkan laporan. Untuk mengetahui petunjuk mendetailnya, lihat deskripsi proses.

Skenario dasar

Perusahaan Anda berencana untuk menjual 1000 bungkus teh rasa madu kepada pelanggan.

Semua komponen (teh hitam, penyedap, dan kemasan) tersedia di gudang.

Namun, daripada membuat teh rasa sendiri, Anda memutuskan untuk mempekerjakan subkontraktor.

1. Menerbitkan pesanan subkontraktor

Mari berasumsi bahwa Anda sudah menerima sales order dari pelanggan dan mendaftarkannya di 1C:Drive. Sekarang, Anda perlu menghasilkan pesanan subkontraktor dari sales order tersebut.

Buka sales order dan klik Hasilkan > Pesanan subkontraktor.

Sebagian besar bidang pada pesanan subkontraktor yang dihasilkan sudah terisi otomatis dengan data sales order. Anda hanya perlu:

Tetapkan Lifecycle status menjadi Sedang berlangsung.
Tentukan Subkontraktor.
Masukkan Harga subkontraktor per teh.
Mengisi daftar Komponen berdasarkan informasi yang dicantumkan dalam bill of material.
Ubah Tanggal dibutuhkan (secara default berupa tanggal hari ini).

Sebelum memposting, tinjau bidang lain, seperti tanggal jatuh tempo atau tarif pajak, lalu ubah jika perlu.

2. Memeriksa ketersediaan komponen

Untuk memeriksa apakah komponen tersedia di gudang Anda, gunakan laporan Stok tersedia.

Sesuai pesanan subkontraktor, Anda membutuhkan 100 kg teh, 5 kg penyedap rasa, dan 1000 buah kemasan.

Laporannya menunjukkan bahwa yang Anda miliki lebih dari cukup.

3. Melakukan replenishment komponen

Karena semua komponen mencukupi, Anda tidak perlu melakukan replenishment.

Lewati langkah ini.

4. Mentransfer komponen kepada subkontraktor

Untuk me-register transfer komponen ke subkontraktor, buat goods issue.

Untuk melakukannya, buka tempat kerja Pemrosesan pesanan subkontraktor. Pada tab Transfer komponen, Anda seharusnya sudah dapat melihat pesanan subkontraktor. Pilih lalu klik Hasilkan Goods issue.

Goods issue yang dihasilkan melalui tempat kerja sebagian besar bidangnya telah terisi otomatis dengan data pesanan subkontraktor. Ini siap diposting.

Setelah memposting goods issue, Anda dapat memeriksa ulang laporan Stok tersedia. Sekarang, laporan menunjukkan bahwa semua komponen telah ditransfer dan stok gudang telah berkurang sesuai penggunaan.

Anda juga dapat memeriksa laporan Pesanan subkontraktor yang diterbitkan untuk analisis mendetail tentang semua komponen dari pesanan subkontrak.

5. Menerima produk jadi dari subkontraktor

Setelah produk yang Anda pesan selesai, subkontraktor akan mentransfer produk kepada Anda.

Untuk me-register tanda terima produk dari subkontraktor, buat tanda terima barang.

Untuk melakukannya, buka tempat kerja Pemrosesan pesanan subkontraktor. Pada tab Tanda terima produk, Anda seharusnya sudah dapat melihat pesanan subkontraktor. Pilih lalu klik Hasilkan Tanda terima barang.

Tanda terima barang yang dihasilkan melalui tempat kerja sebagian besar bidangnya telah terisi otomatis dengan data pesanan subkontraktor. Ini siap diposting.

Setelah memposting tanda terima barang, Anda dapat memeriksa laporan Produk yang diterima dari subkontraktor lagi. Laporan ini sekarang menampilkan bahwa 1000 bungkus teh telah diterima.

6. Menerima faktur dari subkontraktor

Setelah produk yang Anda pesan selesai dibuat, subkontraktor akan mengirimi Anda faktur pembayaran atas layanan yang mereka berikan.

Untuk me-register faktur, buat faktur subkontraktor yang diterima.

Untuk melakukannya, buka tempat kerja Pemrosesan pesanan subkontraktor. Pada tab Tanda terima faktur, Anda seharusnya sudah dapat melihat pesanan subkontraktor. Pilih lalu klik Hasilkan faktur Subkontraktor yang diterima.

Faktur subkontraktor yang dihasilkan melalui tempat kerja sebagian besar bidangnya telah terisi otomatis dengan data pesanan subkontraktor.

Sebelum memposting, tinjau detail faktur, seperti total jumlah atau tarif pajak, lalu ubah jika perlu.

7. Membayar produk yang dibuat

Untuk me-register pembayaran, buka faktur subkontraktor yang sudah Anda register, lalu hasilkan bank payment dari faktur ini.

Sebagian besar bidang bank payment telah terisi otomatis dengan data faktur. Anda hanya perlu menentukan rekening bank dari kedua pihak.

Setelah melakukan pembayaran yang sebenarnya, buka dokumen ini lagi, centang kotak Dibayar, lalu posting. Perlu diperhatikan bahwa saldo tidak akan terpotong dari rekening perusahaan Anda hingga kotak Dibayar dalam bank payment dicentang telah diposting.

8. Menutup pesanan

Pesanan subkontraktor terpenuhi dan dibayar sepenuhnya. Tidak akan ada lagi transaksi yang berkaitan dengan pesanan ini. Untuk itu, buka pesanan subkontraktor lalu klik Tutup pesanan.

Skenario lanjutan

Perusahaan Anda berencana untuk memproduksi 1000 bungkus teh rasa madu dan membuat stok untuk dijual nanti.

Beberapa komponen (teh hitam, penyedap, dan kemasan) tersedia di gudang, tetapi beberapa lainnya tidak.

Anda memutuskan untuk melakukan replenishment dan mempekerjakan subkontraktor untuk memproduksi barang.

1. Menerbitkan pesanan subkontraktor

Dalam hal ini, tidak ada sales order sebelumnya yang dapat digunakan untuk membuat pesanan subkontraktor. Dengan demikian, Anda perlu membuat pesanan subkontraktor secara manual.

Buka Pembelian dan di bagian Layanan subkontrak yang diterima, klik Pesanan subkontraktor yang diterbitkan. Kemudian, klik Create (Buat).

Pesanan subkontraktor ini nyaris kosong.

Anda perlu menyediakan semua informasi secara manual:

Tetapkan Lifecycle status menjadi Sedang berlangsung.
Tentukan Subkontraktor.
Ubah Tanggal dibutuhkan (secara default berupa tanggal hari ini).
Tambahkan teh rasa ke daftar Produk; tentukan Kuantitas, Harga subkontraktor per kemasan teh.
Isi daftar Komponen secara manual, karena tidak ada bill of material untuk produk ini.

Sebelum memposting, tinjau bidang lain, seperti tanggal jatuh tempo atau tarif pajak, lalu ubah jika perlu.

2. Memeriksa ketersediaan komponen

Untuk memeriksa apakah komponen tersedia di gudang Anda, gunakan laporan Stok tersedia.

Sesuai pesanan subkontraktor, Anda membutuhkan 100 kg teh, 5 kg penyedap rasa, dan 1000 buah kemasan.

Laporannya menunjukkan bahwa penyedap yang Anda miliki cukup, tetapi Anda kekurangan 25 kg teh dan 180 kemasan.

3. Melakukan replenishment komponen

Komponen belum tersedia ini perlu dilakukan replenishment sebelum subkontraktor dapat memenuhi pesanan.

Mari membeli komponen yang tidak tersedia dari supplier.

Caranya, hasilkan purchase order dari pesanan subkontrak Anda. Secara default, purchase order yang dihasilkan berisi semua komponen yang diperlukan untuk memenuhi pesanan subkontraktor:

Jadi, Anda perlu menghapus jumlah yang berlebih secara manual, dan menyisakan jumlah komponen yang benar-benar perlu Anda beli:

Pilih supplier, atur Lifecycle status menjadi Sedang berlangsung, lalu posting purchase order.

Kemudian, hasilkan faktur supplier dari purchase order. Faktur supplier terisi otomatis, sehingga Anda dapat langsung mempostingnya.

Mari periksa ulang laporan Stok tersedia. Sekarang, laporan ini menunjukkan bahwa semua komponen sudah mencukupi.

4. Mentransfer komponen kepada subkontraktor

Setelah semua komponen tersedia, Anda perlu mentransfernya ke subkontraktor untuk dilakukan produksi. Namun, dalam hal ini, kapasitas penyimpanan yang dimiliki subkontraktor terbatas, sehingga Anda perlu mengirim komponen dalam dua kali shipment.

Untuk me-register shipment pertama, buka tempat kerja Pemrosesan pesanan subkontraktor. Pada tab Transfer komponen, Anda seharusnya sudah dapat melihat pesanan subkontraktor. Pilih lalu klik Hasilkan Goods issue.

Secara default, goods issue yang dihasilkan berisi semua komponen yang diperlukan untuk memenuhi pesanan subkontraktor:

Dengan demikian, Anda perlu mengurangi setengah jumlah secara manual:

Karena subkontraktor tidak dapat mengambil delivery, Anda perlu mempekerjakan perusahaan logistik guna mengirimkan komponen ke gudangnya. Agar terlaksana, buka tab Delivery, pilih Delivery pihak ketiga, lalu tentukan alamat subkontraktor dan informasi terkait lainnya:

Register goods issue pertama sekarang. Untuk yang kedua, tunggu hingga Anda menerima shipment pertama dari subkontraktor.

5. Menerima produk jadi dari subkontraktor

Setelah memproses delivery komponen pertama, subkontraktor akan menyiapkan dan mengirimkan 500 bungkus teh pertama kepada Anda.

Untuk me-register tanda terima produk dari subkontraktor, buat tanda terima barang.

Secara default, tanda terima barang yang dihasilkan berisi 1000 bungkus teh sesuai dengan pesanan subkontraktor. Sehingga Anda perlu mengubahnya secara manual lagi untuk menyesuaikan jumlah yang sebenarnya Anda terima:

Posting tanda terima barang lalu periksa laporan Stok tersedia sekali lagi. Sekarang tersia setengah komponen yang tersedia (setengah lainnya telah dikirimkan ke subkontraktor) dan Anda telah menerima setengah bungkus teh yang dipesan.

Kembali ke tab Transfer komponen di tempat kerja lalu register goods issue lagi untuk sisa komponen. Kali ini, Anda tidak perlu mengubah jumlah komponen secara manual, karena goods issue yang dihasilkan sudah berisi sisa stok Anda.

Setelah Anda memposting goods issue kedua, perlu diingat bahwa pesanan subkontraktor tidak ditampilkan lagi di tab Transfer komponen. Ini karena Anda telah mengirimkan seluruh komponen yang ditentukan dalam pesanan.

Terakhir, buka tab Tanda terima produk lagi lalu register tanda terima barang kedua untuk sisa 500 bungkus teh. Seperti halnya goods issue kedua, Anda tidak perlu mengubah jumlah produk secara manual, karena tanda terima barang yang dihasilkan sudah berisi seluruh jumlah yang belum Anda terima.