Nachrichtenvorlagen

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Inhalt

Übersicht

Erstellen Sie Vorlagen, um bei der Erstellung von E-Mails und Textnachrichten Zeit zu sparen. Neben statischem Text können Vorlagen auch dynamische Platzhalter enthalten, die von 1C:Drive automatisch durch den gewünschten Text ersetzt werden, so dass Sie die gleichen Informationen nicht für verschiedene Nachrichten bearbeiten müssen.

Voraussetzungen

  • Um Nachrichtenvorlagen zu verwalten, benötigen Sie das Benutzerrecht Hinzufügen und Bearbeiten von Nachrichtenvorlagen.
  • Richten Sie ein E-Mail-Konto in Einstellungen > Organizer > E-Mail und Geschäftsinteraktionen ein. Weitere Einzelheiten finden Sie unter E-Mail-Konto einrichten.
  • Schalten Sie Nachrichtenvorlagen ein. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
    1. Gehen Sie zu Einstellungen.
    2. Klicken Sie unter Anwendungseinstellungenauf Organizer.
    3. Aktivieren Sie unter Mahnungen und Nachrichtenvorlagen das Kontrollkästchen Nachrichtenvorlagen.

Liste der Nachrichtenvorlagen

So zeigen Sie die Liste der verfügbaren Nachrichtenvorlagen an:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen.
  2. Klicken Sie unter Anwendungseinstellungenauf Organizer.
  3. Klicken Sie unter Mahnungen und Nachrichtenvorlagen auf den Link Nachrichtenvorlagen.

Um die Nachrichtenvorlagen zu filtern, verwenden Sie die folgenden Filteroptionen:

  • Typ der Vorlage, um nur Vorlagen für Textnachrichten oder Vorlagen für E-Maik-Nachrichten anzuzeigen. Wählen Sie Alle, um alle Vorlagen anzuzeigen.
  • Verbunden mit, um Vorlagen anzuzeigen, die mit einem bestimmten Dokument verbunden sind. Weitere Informationen finden Sie unter Verknüpfung mit Dokumenten. Wählen Sie Alle, um alle Vorlagen anzuzeigen.

Vorlagen für E-Mail-Nachrichten

Erstellen von E-Mail-Vorlagen

So erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage:

  1. Öffnen Sie die Liste der Nachrichtenvorlagen.
  2. Klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie die Vorlage für E-Mail-Nachrichten aus.
  3. Das Formular Vorlage der E-Mail-Nachricht wird geöffnet.
  4. Geben Sie Folgendes ein oder wählen Sie es aus:
    Feld Beschreibung
    Beschreibung Der Anzeigename der Vorlage.
    Thema Der Betreff der E-Mail.
    Verbinden mit Ein Dokument, dem diese Vorlage zugeordnet ist. Um sie mit allen Dokumenten zu verknüpfen, wählen Sie Allgemein. Weitere Informationen über dieses Feld finden Sie unter Verknüpfung mit Dokumenten.
    Verfügbar für Geben Sie einen Benutzer an, der Nachrichten aus dieser Vorlage erstellen kann. Wenn Sie möchten, dass alle Benutzer Nachrichten mit dieser Vorlage erstellen, lassen Sie dieses Feld leer.
  5. Geben Sie den Text der E-Mail ein.
  6. Klicken Sie auf Speichern oder Speichern und schließen.

Hinzufügen von Anhängen zu E-Mail-Vorlagen

Wenn Sie möchten, dass jeder E-Mail-Nachricht, die Sie aus einer E-Mail-Vorlage erstellen, eine bestimmte Datei oder ein Druckformular angehängt wird, können Sie dies der Vorlage hinzufügen.

Um das Druckformular eines Dokuments hinzuzufügen, müssen Sie zunächst die Vorlage mit dem Dokument verknüpfen. Weitere Informationen finden Sie unter Verknüpfung mit Dokumenten.

Druckformulare anhängen

Um das Druckformular eines Dokuments anzuhängen:

  1. Klicken Sie in einer E-Mail-Vorlage auf das Feld Verbinden mit, und wählen Sie aus der Dropdown-Liste ein Dokument aus.
  2. Wählen Sie unter Liste Druckformulare und Anhänge Kontrollkästchen für Druckformulare aus, die Sie anhängen möchten.
  3. Klicken Sie neben Druckformulare speichern als auf den Link und wählen Sie ein oder mehrere Dateiformate aus.
  4. Optional: Um die angehängten Druckformulare in ein ZIP-Archiv zu packen, wählen Sie Archivieren aus.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Dateien anhängen

So hängen Sie eine Datei von Ihrem Computer an:

  1. Klicken Sie in einer E-Mail-Nachrichtenvorlage neben dem Listentitel Druckformulare und Anhänge auf Anhang hinzufügen.
  2. Wählen Sie eine Datei auf Ihrem Computer.
  3. Klicken Sie auf Speichern.

Vorlagen für Textnachrichten

Vorlagen für Textnachrichten erstellen

So erstellen Sie eine Textnachrichtenvorlage:

  1. Öffnen Sie die Liste der Nachrichtenvorlagen.
  2. Klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie Textnachrichtenvorlage.
  3. Das Formular für die Vorlage der Textnachricht wird geöffnet.
  4. Geben Sie Folgendes ein oder wählen Sie es aus:
    Feld Beschreibung
    Beschreibung Der Anzeigename der Vorlage.
    Verbinden mit Ein Dokument, dem diese Vorlage zugeordnet ist. Um sie mit allen Dokumenten zu verknüpfen, wählen Sie Allgemein. Weitere Informationen über dieses Feld finden Sie unter Verknüpfung mit Dokumenten.
    Verfügbar für Geben Sie einen Benutzer an, der Nachrichten aus dieser Vorlage erstellen kann. Wenn Sie möchten, dass alle Benutzer Nachrichten mit dieser Vorlage erstellen, lassen Sie dieses Feld leer.
  5. Geben Sie die Textnachricht ein.
  6. Klicken Sie auf Speichern oder Speichern und schließen.

Verknüpfung mit Dokumenten

Wenn Sie eine Nachrichtenvorlage mit einem Dokument verknüpfen, können Sie:

  • Gemeinsame Attribute und die Attribute dieses Dokuments als Platzhalter in die Vorlage einfügen.
  • Eine Nachricht aus dem Dokument und der Dokumentenliste erstellen.
  • Für E-Mail-Vorlagen: Druckformulare dieses Dokuments der Nachrichtenvorlage als Anhänge hinzufügen.

Wenn Sie Verbinden mit Allgemein setzen, können Sie das:

  • Fügen Sie gemeinsame Attribute als Platzhalter in die Vorlage ein.
  • Erstellen Sie eine Nachricht aus allen Dokumenten und Dokumentenlisten, die den Versand von E-Mail-Nachrichten unterstützen.

Hinzufügen von Platzhaltern

Um einen Platzhalter zu einer Nachrichtenvorlage hinzuzufügen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

  • Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie einen Platzhalter einfügen möchten, und doppelklicken Sie in der Platzhalterliste auf einen Platzhalter.
  • Klicken Sie auf einen Platzhalter, halten Sie ihn gedrückt und ziehen Sie ihn per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle.

Validierung von Vorlagen

Ungültige Platzhalter verfälschen den Nachrichtentext. Um sicherzustellen, dass die Platzhalter korrekt sind, validieren Sie die Vorlage, bevor Sie sie zum Erstellen von E-Mails oder Textnachrichten verwenden.

Um eine Vorlage zu validieren, klicken Sie auf Validieren und korrigieren Sie die ungültigen Platzhalter, falls vorhanden.

Erstellen von Meldungen mit Datenprozessoren

Wenn Platzhalter nicht ausreichen und Sie eine komplexere Logik zur Erstellung von Nachrichten aus Vorlagen implementieren müssen, können Sie den Text mit einem Datenprozessor erzeugen.

So erstellen Sie Nachrichten aus einer Vorlage mit einem Datenprozessor:

  1. Klicken Sie oben rechts auf Mehr > Nachricht erstellen > Durch externen Datenprozessor.
  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Um einen vorhandenen Datenprozessor zu verwenden, wählen Sie einen Datenprozessor aus der Liste aus und klicken Sie auf Auswählen.
    • Um einen neuen Datenprozessor hinzuzufügen, klicken Sie auf Erstellen und suchen Sie nach einer Datenprozessordatei.

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