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Asientos contables
1C:Drive ofrece alrededor de 50 tipos de documentos comerciales que se utilizan para registrar las operaciones comerciales. Cada tipo de documento está diseñado para registrar los datos de una manera que facilite el procesamiento y análisis posterior de estos datos. Para lograr este objetivo, cuando se valida un documento comercial, almacena todos los datos de la transacción en las tablas de la base de datos especiales llamadas Registros de acumulación. Los datos de estos registros se utilizan para crear todo tipo de informes que se utilizan para ayudar en la toma de decisiones y monitorear el progreso de la empresa.
Por ejemplo, una factura de compra es un documento que se utiliza para registrar las transacciones de compra. Cuando se valida el documento, almacena la información en:
- El registro de acumulación Inventario y gastos. Este registro mantiene los registros sobre las mercancías compradas, su tipo, sitio de almacenamiento, cantidad e importe. El informe Stock disponible se basa en los datos de este registro.
- El registro de acumulación Saldo de proveedores. Este registro mantiene los registros sobre el proveedor, contrato, orden y los importes de la aumentación de la deuda con el proveedor en las monedas del contrato y moneda de presentación. Los informes Cuentas por pagar, Saldo de proveedores y Extracto de cuenta se basan en este registro.
Además de registrar los datos de las transacciones en los registros de acumulación, puede ser necesario introducir los datos de las transacciones en los registros de contabilidad de la empresa. En 1C:Drive, dichos registros se realizan en forma de asientos contables del diario o simplemente asientos contables que se almacenan en las estructuras de bases de datos especiales llamadas Registros de contabilidad. Los Informes de contabilidad y los informes financieros se basan en los datos de este registro.
Cuando se aplican los tipos de contabilidad basados en plantillas, se utilizan las siguientes opciones para registrar los asientos contables:
- Documentos fuente de contabilidad
- Documentos de transacciones contables
- Documentos de transacciones contables manuales
Documentos fuente de contabilidad
Los asientos contables pueden introducirse en los registros contables directamente mediante la validación del documento comercial. En este caso, el documento comercial se convierte en la fuente de los asientos contables. Un documento comercial de este tipo se denomina documento fuente de contabilidad.
La validación de asientos contables con los documentos fuente de contabilidad es una opción adecuada si el mismo empleado gestiona tanto los documentos comerciales como los asientos contables relacionados. Esta opción se aplica si Variante de validación de asientos contables está establecida en Documento fuente de contabilidad en la política de contabilidad de la empresa, en la pestaña Tipos de contabilidad.
Los documentos fuente de contabilidad registran los datos de las transacciones en los registros de acumulación, así como los asientos contables relacionados en el registro de contabilidad. Cuando el documento vuelve a validarse, los asientos contables se actualizarán automáticamente de acuerdo con las plantillas de transacción aplicables.
Para ver los asientos contables del documento haga clic en 
. En la ventana que se muestra también se puede ajustar los asientos contables manualmente.
Para hacerlo seleccione la casilla de verificación Ajustar manualmente. La tabla de asientos contables se vuelve editable. Ajuste los asientos contables según sea necesario. Tenga en cuenta que dichos ajustes manuales se reflejan sólo en el registro de contabilidad y pueden verse en los Informes de contabilidad. Los ajustes manuales no se reflejan en los informes a partir de los registros de acumulación. Por ejemplo, si el importe de la deuda con el proveedor se cambia en los asientos contables, este cambio no se reflejará en el informe Saldo de proveedores.
Para saber qué documentos comerciales pueden utilizarse como Documento fuente de contabilidad, vaya a Contabilidad > Documentos fuente de contabilidad. Para obtener más información, vea Especificar los documentos fuente de contabilidad.
Documentos de transacciones contables
Los documentos comerciales y los asientos contables relacionados pueden ser gestionados por diferentes empleados. En este caso, podría resultar adecuado almacenar y procesar los asientos contables por separado de los documentos comerciales. Por ejemplo, cuando el gerente de compras procesa y valida todas las facturas de compra, mientras que el contable procesa los asientos contables.
En 1C:Drive una transacción contable se utiliza para almacenar los asientos contables cuando Variante de validación de asientos contables está establecida en Documento fuente de contabilidad en la política de contabilidad de la empresa, en la pestaña Tipos de contabilidad.
En este caso el documento comercial sólo registra los datos de la transacción en los registros de acumulación. Todos los asientos contables relacionados se almacenan en el documento de transacción contable. Está relacionado con el documento comercial. Para abrir y ver el documento de transacción contable haga clic en 
en la barra de herramientas del documento comercial y luego haga doble clic en el documento de transacción contable en la lista Documentos relacionados.
En el documento de transacción contable se puede ajustar los asientos contables manualmente. Para hacerlo seleccione la casilla de verificación Ajustar manualmente. La tabla de asientos contables se vuelve editable. Ajuste los asientos contables según sea necesario. Tenga en cuenta que dichos ajustes manuales se reflejan sólo en el registro de contabilidad y pueden verse en los Informes de contabilidad. Los ajustes manuales no se reflejan en los informes a partir de los registros de acumulación. Por ejemplo, si el importe de la deuda con el proveedor se cambia en los asientos contables, este cambio no se reflejará en el informe Saldo de proveedores.
El documento de transacción contable puede crearse de forma automática y manual. Para saber cómo crear el documento automáticamente consulte Configuraciones de generación de transacciones contables. Para aprender cómo crear el documento manualmente consulte Generación de documentos de transacciones contables.
Para obtener más información sobre los documentos de transacciones contables consulte Gestión de documentos de transacciones contables.
Documentos de transacciones contables manuales
Un documento de transacción contable manual se utiliza en los siguientes casos:
- Es necesario registrar una operación comercial que no se admita por los documentos comerciales de 1C:Drive.
- Es necesario realizar los ajustes o las correcciones únicamente a efectos contables.
El documento de transacción contable manual se crea y edita manualmente. Se puede editar cualquier campo del documento. Los campos del documento son muy similares a los campos del documento de transacción contable, pero no existe el campo Documento fuente.
El documento de transacción contable manual sólo registra los asientos contables en el registro contable. Se puede ver estos asientos contables en los Informes de contabilidad.
No se recomienda utilizar el documento de transacción contable manual para validar los asientos contables admitidos por los documentos comerciales de 1C:Drive. Por ejemplo, se crea un documento de transacción contable manual con los mismos asientos contables registrados en la factura de compra. Entonces estos asientos contables sólo se incluyen en el registro contable. No se reflejan en los registros de acumulación. Como resultado, los informes como el informe Stock disponible y el informe Saldo de proveedores no reflejan los detalles correspondientes del documento de transacción contable manual.
Para obtener más información sobre los documentos de transacciones contables manuales consulte Gestión de documentos de transacciones contables manuales.