Raporların hazırlanması

Rapor hazırlama yönetimi iki aşamadan oluşmaktadır:

Mali tabloları işleme yönetmeliği ayarları:
- □ İşletme yapısını belirleyin.
- □ Şirketler arası işlem mutabakat şablonunu belirleyin (gerekirse).
- □ Rapor örneklerini doldurmak için kuralları belirleyin.
- □ Bağlantılı rapor hazırlama şablonunu belirleyin.
Bir rapor hazırlama sürecinin başlatılması ve yönetilmesi:
- □ Raporlama dönemi parametrelerini ayarlayın ve süreci başlatın.
- □ "Rapor matrisinde" raporların doldurulmasını izleyin.
- □ Süreç yönetimi veri işlemcisindeki raporların doldurulmasını izleyin.
- □ Süreci "Süreç çizelgesi"nde izleyin.
- □ Dönemi kapatın.

Bir rapor hazırlama rotası şablonunun oluşturulması

Bir raporlama hazırlama şablonu oluşturmak için Evrensel süreç şablonları katalog öğesini oluşturun.

Açılan öğe formunda Ad alanını doldurun.
Süreç modu alanında, Rapor hazırlama süreci seçeneğini seçin.
Rapor hazırlama yönetmeliği alanında yönetmeliği seçin. Uyarı: bir raporlama hazırlığı yalnızca bir yönetmelikle ilgili olabilir.

Rapor hazırlama şablonu tasarımcısının bir formunu açmak için Kaydet ve kapat seçeneğine tıklayın. Aşağıdaki adım türleri ve bir liste bu formda mevcut olacaktır:

Rapor hazırlama adımı.
İşleme adımı.
Bildirim adımı.

Rapor hazırlama adımlarının türleri

"Rapor hazırlama" adımı

Rapor hazırlama, rapor hazırlamada ana adım türüdür. Bu adımda, oluşturulacak raporların listesini, doldurulmaları gereken departmanları ve bunları doldurmaktan sorumlu kullanıcıları belirlersiniz.

Oluşturulan belgeler sekmesinde, adım belge listesini belirtin. Listede şu belge türlerini belirleyebilirsiniz: Rapor örneği, İşlem, Aktarım, Dönüşüm düzeltmesi.

Geçerli süreç adımının belge onaylanana kadar kapatılamayacağından emin olmak için Gerekli sütunundaki onay kutusunu seçin.

Belge kontrolü başarısız olursa geçerli süreç adımının kapatılamayacağından emin olmak için Kontrol onay kutusunu seçin. Bu, kontrol kuralı hatalarla gerçekleştirildiğinde meydana gelebilir.

Geçerli adım sırasında belgelerin paralel işlenmesini devre dışı bırakmak için Çoklu iş parçacığı kullanma onay kutusunu seçin.

Adımın Departmanlar sekmesinde, raporların doldurulması gereken iş yerleri için filtre koşullarını belirleyin. Departmanlar kataloğunun herhangi bir özniteliğine göre filtre ayarlayabilirsiniz. Departman türü alanında seçilen departmanlar türü için ek bir kısıtlama uygulanır (Konsolide ediliyor, Konsolide edilecek veya Elimine ediliyor).

Yönetmelik ayarı sekmesi, rapor örneklerini doldurma kurallarına ve yetki matrisine giden bağlantılar içerir.

"İşleme" adımı

Süreç sırasında bir görevin tamamlanması gerektiğinde bu adım türünü kullanın. Bu, kullanıcı için bir görev ya da otomatik işleme olabilir.

Kullanıcılara görev atamak için Sorumlu kişiler listesini doldurun. Her kullanıcı görevini tamamladığında, süreç bir sonraki adıma geçecektir.

Adım prosedürü alanında, otomatik veri işleme algoritmasını belirleyebilirsiniz. Bu, adım etkinleştirildiğinde yürütülecektir.

Kullanıcı bu adımı "Süreç kontrol konsolu"nda tamamlandı olarak açıkça işaretleyene kadar süreci duraklatmak için Manuel onay onay kutusunu seçin.

"Bildirim" adımı

Kullanıcılara herhangi bir adımın başlangıcı veya tamamlanması ya da herhangi bir ara süreç olayı hakkında mesaj göndermek için bu adım türünü kullanın.

Ayarlarda, bir alıcı listesi ve kullanıcıların bildirimde alacağı bir metin şablonu belirleyin. Şablonu tanımlamak için süreç parametrelerini kullanın.

Kullanıcının e-posta ile bilgilendirilmesi gerekiyorsa, kullanıcı için E-posta ile bildir onay kutusunu seçin. Kullanıcı ayarlarında belirtilen e-posta adresine bir bildirim gönderilecektir.

Rapor örneklerini doldurmak için kuralların oluşturulması

Şablonların, hesaplama ve kontrol kurallarının, para biriminin ve iş yerlerine göre ayrılmış harici infobase'lerin kullanımını belirlemek için rapor örneklerini doldurma kurallarını ayarlayın.

Doldurma kuralı kurulum formunu açmak için, rapor hazırlama yönetmeliği formunda Kuralları aç'a tıklayın.

Bu form, bir tablo gösterir. Burada, her rapor türü ve departman kombinasyonu için varsayılan kontrol kurallarını ve harici veri kaynaklarını belirtin. Yardımcı bir form açmak için kesişim hücresine tıklayın. Bu, varsayılan dâhili öznitelikleri gösterecektir. Öznitelikler, düzenleme için kullanılabilir olacaktır.

Girilen ayarlar, yeni bir raporlama dönemi açılırken ve manuel olarak yeni örnekler oluşturulurken raporların otomatik olarak oluşturulması için rapor işleme sürecinde Rapor örneği belge özniteliklerini otomatik olarak doldurmak üzere uygulama tarafından kullanılır. Otomatik olarak bir ayar seçerken, anahtar boyutların uygun ve en doğru kombinasyonu kullanılır. Örneğin, biri rapor türünü, diğeri rapor türünü ve iş yerini belirten iki uygun ayar varsa, ikinci ayar otomatik olarak seçilecektir.

Rapor dönemi anahtar boyutuna yönelik bir ayar seçerken aşağıdaki kural geçerlidir:

İlk olarak, aynı döneme sahip bir ayar seçilir.
İkinci olarak, aynı frekanstaki bir önceki döneme sahip bir ayar seçilir.İkincil olarak, aynı sıklığın önceki dönemine sahip bir ayar seçilir. Birden fazla önceki dönem varsa, en sonuncusu alınır.
Son olarak, rapor döneminin belirtilmediği bir ayar seçilir.

Raporlama hazırlığının başlatılması, izlenmesi ve durdurulması

Raporlama hazırlığına başlamak için Raporlama dönemi yönetimi belgesini oluşturun. Ana dönem verilerini doldurun:

Senaryo.
Sıklık.
Dönem başlangıcı.
Dönem bitişi.
Bağlantılı bir rapor hazırlama şablonu içeren yönetmelik.

Gerekirse, döviz kurlarını doldurun ve Raporları doldur ve limitleri ayarla sekmesine gidin. Bu sekmede, Süreci başlat seçeneğine tıklayın. Süreç başarıyla başlatıldıysa, Süreci başlat düğmesi kullanılamayacak ve Süreci durdur düğmesi görünecektir.

Süreç çizelgesi

Süreç çizelgesini Raporlama dönemi yönetimi belgesinden açabilirsiniz. Çizelge, raporlama hazırlığının ilerleyişini grafiksel bir biçimde gösterir. Rapor hazırlama adımının durumuna bağlı olarak, aşağıdaki renklerden biriyle vurgulanabilir:

Gri renk, bu adımın işlenmesinin, içerdiği iş yerlerinin hiçbiri için henüz başlamadığı anlamına gelir.
Mavi renk, adıma dahil olan bir veya daha fazla varlık için adımın işlenmesinin başladığı anlamına gelir.Mavi renk, adımda yer alan bir veya daha fazla iş yeri için adımın işlenmesinin başladığı anlamına gelir.
Kırmızı renk, süreç adımında yer alan bir veya daha fazla iş yeri için doldurma sırasında Hatalarla dolduruldu durumunu alan belgeler olduğu anlamına gelir.
Yeşil renk, adımda yer alan tüm iş yerlerine ait bütün belgelerin Onaylandı statüsünde olduğu anlamına gelir.

Çizelge, ayrıca planlanan adımın son teslim tarihlerinden biriken farkı da izler. Bunun için, rapor hazırlığının başlangıcında, rapor hazırlığının başlangıç tarihini doldurun ve her adım için planlanan süreyi gün cinsinden belirtin. Sistem, her adım için planlanan onay tarihini otomatik olarak hesaplar ve geciken adımları çizelgede kırmızı bir çizgi ile işaretler. Çizelge, ayrıca sürecin planlanan bitiş tarihini ve biriken plandan sapmayı gün cinsinden gösterir. Süreç belgelerinin doldurulmasını yönetmek için rapor hazırlama tablosunu da kullanabilirsiniz. Bunu yapmak için, çizelgedeki herhangi bir adıma gidip içerik menüsünü açın. İçerik menüsü aşağıdaki komutları içerir:

Adımın işlenmesini başlat. Bu komutu seçtiğinizde, işlenecek adımın iş yeri listesini içeren bir pencere açılır. Yürüt seçeneğine tıkladığınızda, adım belgeleri yönetmeliğe uygun olarak doldurulmaya çalışılır (Yönetmeliğe göre belge ve raporları doldur onay kutusu seçiliyse) ve adım belgeleri için Kontrol edildi, onay bekleniyor durumu ayarlanır.
Adımın işlenmesini tamamla. Bu komutu seçtiğinizde, işlenecek adımın iş yeri listesini içeren bir pencere açılır. Yürüt seçeneğine tıkladığınızda, Yönetmeliğe göre belge ve raporları doldur onay kutusu seçiliyse ve adım belgeleri için Onaylandı durumu ayarlanırsa adım belgeleri yönetmeliğe göre doldurulmaya çalışılır
Adımın işlenmesini iptal et. Bu komutu seçtiğinizde, işlenecek adımın iş yeri listesini içeren bir pencere açılır. Yürüt seçeneğine tıkladığınızda, adım belgeleri için Taslak durumu ayarlanır.
Adım belgeleri oluştur. Bu komutu seçtiğinizde sistem, adıma ilişkin tüm eksik belgeleri tüm iş yerleri için oluşturmaya çalışır ve bunlara Taslak durumu atar.
Mevcut adıma (deneme raporlama) kadar doldur.. Bu komutu seçtiğinizde sistem, mevcut adım da dâhil olmak üzere önceki tüm adımlar için tüm belgeleri yönetmeliğe göre sırayla doldurmaya çalışır. Belge durumları kontrol edilmez.
Mevcut adıma (onaylı raporlama) kadar doldur.. Bu komutu seçtiğinizde sistem, mevcut adım da dâhil olmak üzere önceki tüm adımlar için tüm belgeleri yönetmeliğe göre sırayla doldurmaya çalışır. Tüm adım belgeleri için Onaylandı durumunun ayarlandığı kontrol edilir. Yönetmelikte belirlenen Manuel doldurma'dan farklı bir işleme yöntemi olan belgeler için, belgelerin işlenmesine çalışılır. Başarılı olursa, belgelere Onaylandı durumu atanır. Yönetmelikte Manuel doldurma yöntemi ayarlanmış belgeler için manuel olarak ayarlanan Onaylandı durumu kontrol edilir. En az bir belge Onaylandı durumuna sahip değilse, süreç yarıda kesilir.

Raporlama hazırlık yönetim tablosu

Raporlama hazırlık yönetimi tablosu, raporlama sürecinin durumu hakkında bilgi edinmek için ana araçtır. Raporlama hazırlık tablosu, aşağıdaki görüntüleme modlarına sahiptir:

Adımlara göre. Bu modda, üst tablo çok seviyeli bir ağaçtır. Ağacın ilk seviyesi, mevcut raporlama hazırlığının adımlarını gösterir. İkinci ve sonraki seviyeler, her adım için iş yerlerinden oluşan bir çevre gösterir.
İş yerlerine göre. Bu modda, ilk seviye mevcut raporlama hazırlığına dâhil olan iş yerlerini görüntüler. İç içe geçmiş seviyeler, bu iş yerleri içeren adımları gösterir.

Bu modlarda, adım/iş yeri tablosu aşağıdaki bilgileri içerir:

İş yeri veya raporlama hazırlık adımı.
İlgili adım, raporlama hazırlığının geçerli aktif adımıdır.
Adım durumu.
İşlem ilerlemesi, geçerli adımda işlenen iş yerlerinin yüzdesidir.
Adımdan sorumlu kişi.
Başlangıç tarihi.
Bitiş tarihi.
Planlanan yürütme tarihinden sapma.

Veri işlemeye yönelik olası eylemleri içeren içerik menüsünü açmak için bu tablonun herhangi bir satırına sağ tıklayın. Bu içerik menüsü hakkında daha fazla bilgi için "Süreç çizelgesi" bölümüne bakın. Tablonun her bir satırı etkinleştirildiğinde, aşağıda ek bir tablo görüntülenir. Bu, geçerli adımın tüm belgeleri hakkında ayrıntılı bilgi içerir. Bu ayrıntılı tablo, aşağıdaki bilgileri içerir:

Belge türü\iş yeri. İş yerlerine göre ayrılmış geçerli süreç adımının belge türleri hakkında bilgi içerir.
Durum. Belge onayının mevcut durumu hakkında bilgi içerir.
Zorunlu. Geçerli adımın belgesinin gerekli olduğu bilgisini içerir.
Atanan. Geçerli belgenin atanan kişisi hakkında bilgi içerir.
Onay. Geçerli belgenin onaylayıcısı hakkında bilgi içerir.
Son değişiklik tarihi.
Değiştiren.

Ayrıntılı tablo aşağıdaki içerik menüsü komutlarına sahiptir:

Nesneler oluştur. Bu komutu seçtiğinizde sistem, adıma ilişkin tüm eksik belgeleri tüm iş yerleri için oluşturmaya çalışır ve bunlara Taslak durumu atar.
Yönetmeliğe göre doldur. Bu komutu seçtiğinizde, sistem otomatik olarak seçilen belgeleri geçerli rapor hazırlama yönetmeliğine uygun olarak doldurmaya çalışır.
İçerik menüsü ayrıca belge onay komutlarını da içerir. Daha fazla bilgi için "Onay süreci" bölümüne bakın.

<< Prev Next >>