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Órdenes de compra
Una orden de compra es un paso en el proceso de adquisición en el que Usted solicita servicios y mercancías para consumo directo o reposición del inventario.
Las órdenes de compra pueden surgir de sus ordenes de ventas. Ocurre cuando un cliente solicita las mercancías que Usted no tiene en existencias.
En 1C:Drive, puede realizar órdenes de compra de la siguiente manera:
- Crear una orden de compra manualmente.
- Genere automáticamente múltiples órdenes de compra durante su planificación de demanda.
Puede utilizar órdenes de compra para registrar las siguientes compras:
- Una compra por contrato. Registra una orden de compra con referencia directa a un contrato de proveedor. Sus condiciones de facturación determinan los precios de la orden de compra y las condiciones de pago.
- Una compra fuera de contrato. Registra una orden de compra sin referencia directa a un contrato de proveedor.
Antes de registrar una compra, haga lo siguiente:
- Configura los ajustes de compra.
- Seleccione flujo de trabajo de la orden de compra.
Para procesar órdenes de compra, use la lista Órdenes de compra donde puede:
- Ver órdenes de compra
- Controlar estados de las órdenes de compra
- Crear órdenes de compra
- Cambiar los estados de la orden de compra
- Validar las órdenes de compra
- Cerrar órdenes de compra
- Ver registros de las transacciones de compra
Para el análisis de las órdenes de compra, utilice informes de orden de compra.
Ajustes de la compra
Haga lo siguiente en función de las necesidades de su empresa:
- Si desea registrar las compras basadas en un contrato de proveedor, registre el contrato, especifique sus datos de facturación y, en los Detalles de CхC/СхP de la tarjeta de proveedor, seleccione la casilla de verificación Contratos.
- Si desea adquirir un nuevo producto, añádalo al Catálogo de productos.
Nota. En las versiones anteriores de 1C:Drive, las órdenes de compra incluían el campo Operación con la opción Orden del subcontratista. Era necesario para registrar las órdenes de compra de las mercancías producidas por los subcontratistas. Esto sigue siendo válido si la casilla de verificación Utilizar fabricantes subcontratados está disponible y seleccionada en Configuraciones > Producción > Orden del subcontratista. Pero ahora 1C:Drive admite la función de subcontratación mejorada. Le recomendamos que lo utilice. Para ello, desactive la casilla Utilizar fabricantes subcontratados. Luego vaya a Configuraciones > Compras / Almacenes > Subcontratación y seleccione la casilla de verificación Recibir servicios de subcontratación.
Flujo de trabajo de la orden de compra
El flujo de trabajo de una orden de compra puede variar. La siguiente tabla muestra los pasos comunes del flujo de trabajo, los estados de la orden de compra que coinciden con los pasos y las herramientas que los soportan en 1C:Drive.
| # | Paso del flujo de trabajo | Estado de la orden de compra | Herramienta |
| 1 | Registrar orden de compra | Abrir | Orden de compra |
| 2 | Recibir mercancías | En progreso | Recibo de mercancías |
| 3 | Registrar la factura recibida | En progreso | Factura de compra |
| 4 | Hacer pagos | En progreso |
|
| 5 | Finalizar orden de compra | Finalizado | Selector de estado |
Nota. El flujo de trabajo de la orden de compra también puede incluir el paso de movimiento de inventario.
Por ejemplo, puede querer trasladar las mercancías recibidas de un sitio de almacenamiento a otro. En este caso, tiene las siguientes opciones:
- Para trasladar las mercancías recibidas a otro almacén, registre un traslado del inventario.
- Para trasladar las mercancías recibidas a otro depósito de almacenamiento, registre un traslado dentro del almacén.
Puede guiar sus compras a través de estos pasos según lo requiera su proceso de negocio.
Ver órdenes de compra
1C:Drive almacena todos las órdenes de compra en la lista Órdenes de compra.
Para ver órdenes de compra:
- Vaya a Compras > Compras > Pedidos.
La lista Orden de compra muestra los estados de las órdenes de compra y otros detalles. Las columnas de la lista pueden variar dependiendo de las configuraciones de la lista. Por defecto, están disponibles las siguientes columnas:
. Estado del recibo. Muestra el progreso de la entrega de una orden de compra. Para más detalles, consulte Seguimiento de los estados de la orden de compra.
. Estado del pago. Muestra el progreso del pago de una orden de compra. Para más detalles, consulte Seguimiento de los estados de la orden de compra.
. Relevancia. Muestra si ha finalizado el procesamiento de una orden de compra. Las órdenes con la marca de verificación
en la columna Relevancia no requieren ninguna otra acción.- Fecha. Una fecha de creación.
- Número. Un identificador de orden de compra.
- Estado del ciclo de vida. Indica un paso de procesamiento de la orden de compra. Para más detalles, consulte Seguimiento de los estados de la orden de compra.
- Proveedor. Un proveedor de orden de compra.
- Importe sin impuestos. El importe de la orden de compra antes del IVA y los descuentos.
- Impuesto. Importe del IVA total.
- Total. El importe total de la orden de compra después del IVA y los descuentos.
- Fecha requerida. Una fecha de entrega prevista.
Para ver rápidamente los detalles del proveedor:
- Seleccione una línea de la orden de compra y luego, debajo de la lista, expanda Detalles del proveedor.
Para encontrar rápidamente determinadas órdenes de compra:
- Ordene la lista por cualquier columna haciendo clic en el encabezado de columna. Para cambiar el orden de clasificación haga clic de nuevo en el encabezado.
- Filtre la lista usando los campos encima de la lista. Puede filtrar por los siguientes parámetros:
- Proveedor. Un proveedor para una orden de compra.
- Responsable. Un gerente asignado para procesar una orden de compra.
- Estado del ciclo de vida. Un paso de procesamiento de orden de compra.
- Empresa. Un comprador.
- Relevancia. Relevancia de una orden de compra:
- Cerrado. Mostrar sólo las órdenes de compra cerradas.
- Excepto cerrados. Mostrar todos las órdenes de compra excepto las cerradas.
- Todo. Mostrar todas las órdenes de compra.
Para ver los detalles de la orden de compra:
- Haga doble clic en la línea con la orden de compra.
Controlar estados de la orden de compra
Puede monitorear los estados de la orden de compra en la lista Órdenes de compra.
Para abrirla vaya a Compras > Compras > Órdenes de compra.
Se puede rastrear el estado del recibo, el estado del pago, la relevancia y el estado del ciclo de vida. Los colores de las líneas le ayudan a diferenciar rápidamente entre los estados generales.
Siga los estados de las órdenes de compra en las siguientes columnas:
- . Estado del recibo. Muestra el progreso de la entrega de una orden de compra:
. Cumplido completamente. Ha recibido todas las mercancías y ha registrado los correspondientes recibos de mercancías o facturas de proveedor.
. Cumplido en parte. Ha recibido parte de las mercancías y ha registrado los correspondientes recibos de mercancías o facturas de proveedor.
.No cumplido. Todavía no ha recibido la mercancía.
El color del círculo indica si el cumplimiento del envío de una orden de compra se ajusta al calendario:
- Verde. A tiempo programado.
- Naranja. Vence hoy.
- Rojo. Atrasado.
- . Estado del pago. Muestra el progreso del pago de una orden de compra:
- . Cumplido completamente. Ha pagado todas las mercancías y ha registrado los documentos de pago correspondientes (como los pagos bancarios).
- . Cumplido en parte. Ha pagado parte de las mercancías y ha registrado los documentos de pago correspondientes (como los pagos bancarios).
- . No cumplido. Aún no ha pagado las mercancías.
El color del círculo indica si el pago de una orden de compra se ajusta al calendario:
- Verde. A tiempo programado.
- Naranja. Vence hoy.
- Rojo. Atrasado.
- . Relevancia. Muestra si ha finalizado el procesamiento de una orden de compra. Las órdenes con la marca de verificación en la columna Relevancia no requieren ninguna otra acción.
- Estado del ciclo de vida. Indica un paso de procesamiento de la orden de compra:
- Abrir. Indica que el procesamiento de la orden de compra aún no ha comenzado.
- En progreso. Indica que el procesamiento de la orden de compra está en progreso.
- Finalizado. Indica que la tramitación de la orden de compra ha finalizado.
Crear órdenes de compra
Puede crear una orden de compra desde cero o generarla a partir de un orden de ventas o respuesta a RFQ o generar múltiples órdenes de compra en función de la demanda. Una orden de compra generada incluye los detalles rellenados previamente y el enlace al documento fuente. Esto le ahorra tiempo en la introducción de datos y garantiza la trazabilidad de su transacción de compra.
Para crear una orden de compra:
- Realice una de las siguientes acciones:
- Para crear una orden de compra desde cero, vaya a Compras > Compras > Órdenes de compra y haga clic en Crear.
- Para generar una orden de compra basada en una orden de ventas o en una respuesta a RFQ, abra el documento fuente y seleccione Crear a base de > Orden de compra.
- Para generar múltiples órdenes de compra en función de la demanda, utilice la herramienta de Planificación de demanda o Pronóstico de demanda.
- Especificar los detalles generales de la orden de compra.
- Especifique los productos a comprar.
- Especifique las condiciones de pago.
- Especifique los datos adicionales.
- Valide la orden de compra.
Especificar los detalles generales de la orden de compra
Para especificar los detalles generales de la orden de compra, rellene los siguientes campos:
| Campo | <>|
|---|---|
| Estado del ciclo de vida | El paso de procesamiento de la orden de compra. |
| Proveedor | El nombre de proveedor del Catálogo de contrapartidas. |
| Contrato | El contrato con el proveedor que determina las condiciones de compra. Cuando especifica un contrato, sus términos se aplican a la orden de compra. Esto se rellena en:
El campo está disponible cuando la facturación por contratos se aplica al proveedor (la casilla Contratos está seleccionada en los detalles de CхC/СхP de la tarjeta del proveedor). |
| Respuesta RFQ | Una respuesta a RFQ en la que se basa la orden de compra. Se completa automáticamente al generar una orden de compra desde una respuesta a RFQ. Esto rellena los detalles de la orden de compra. También se puede especificar una respuesta a RFQ manualmente y hacer clic en  para importar sus detalles. |
| Fecha requerida |
La fecha de entrega del pedido esperada. Afecta el estado de recepción de la orden de compra. Esto le ayuda a realizar un seguimiento de la entrega de la orden de compra. Si no se entrega a tiempo, la orden de compra se convierte en un pedido atrasado y el color de su icono de estado de recibo cambia. Para obtener más información, consulte Seguimiento de los estados de la orden de compra. El campo está disponible si el puesto del campo Fecha requerida está establecida en En encabezado en las configuraciones del documento (Más > Configuración). |
| Número | El identificador de orden de compra. Se genera automáticamente al validar la orden de compra. Se puede editarlo. Se puede buscar las ordenes de compra por identificador en la lista Órdenes de compra. |
| Fecha | La fecha de orden de compra. Se rellena automáticamente al validar la orden de compra. Se puede editarlo. |
| Identificador del IVA | El número de identificación del IVA de su empresa.
Este campo está disponible si se cumplen las dos condiciones siguientes:
|
| Empresa |
El nombre de un comprador del catálogo de Empresas. Se puede seleccionar otra empresa si la casilla de verificación Gestionar múltiples empresas está seleccionada en Configuraciones > Empresa. |
| Almacén |
Un almacén de destino del Catálogo de almacenes. Se puede seleccionar otro almacén si la opción Contabilidad de varios almacenes está seleccionada en Configuraciones > Compras / Almacenes > Contabilidad de almacén. |
| Precios y moneda |
Ajustes que determinan la moneda, el tipo de precio y la categoría fiscal del IVA que se aplican a una orden de compra. Se aplican automáticamente a las compras por contrato cuando se selecciona un contrato de proveedor. |
Especificar productos a comprar
Cuando se hace una orden de compra, se especifican los productos que se van a comprar. En 1C:Drive, puedes hacerlo de la siguiente manera:
- Automáticamente
- Manualmente
- Uso de la herramienta de selección de productos
Especificación automática de productos
Puede añadir productos automáticamente si su orden de compra se basa en una orden de ventas o en una respuesta a RFQ.
Para añadir productos automáticamente, realice una de las siguientes acciones:
- Generar una orden de compra a partir del documento fuente.
- En una orden de compra, especifique el documento de destino y haga clic en .
Los productos aparecen en la pestaña Productos. La lista del producto varía dependiendo de la fuente. La siguiente tabla describe las fuentes de la lista del producto y los artículos de la lista del producto que coinciden con ellas:
| Fuente de la lista del producto | Artículos de la lista del producto |
|---|---|
| Orden de ventas | Productos de tipo Inventario. |
| Respuesta RFQ | Productos de tipo Inventario y Servicio. |
Puede editar la lista del producto. Para mayor información, véase Gestión de productos.
Especificar manualmente los productos
Para especificar los productos manualmente:
- En una orden de compra, en la pestaña Productos, haga clic en Añadir.
- Añada los productos. Para mayor información, véase Gestión de productos.
Especificar los productos con la herramienta de selección de productos
La herramienta de selección de productos le ayuda a encontrar rápidamente los productos y a incluirlos en la lista. A continuación, puede añadir fácilmente toda la lista a una orden de compra.
Para abrir la herramienta de selección de productos:
- En una orden de compra, en la pestaña Productos, haga clic en Seleccionar.
Para obtener más información, consulte Selección de productos para documentos de compra y venta.
Gestión de productos
Puede gestionar los productos de una orden de compra de la siguiente manera:
- Para añadir un producto, haga clic en Añadir y especifique sus detalles.
- Para recalcular los precios, modifique los ajustes de Precios y moneda.
- Para borrar un producto, haga clic con el botón derecho y seleccione Borrar.
- Para especificar los detalles del producto, introduzca o seleccione lo siguiente:
| Campo | Denominación |
|---|---|
| Producto | La descripción del producto desde el catálogo Productos. |
| Variante | Una opción para diferenciar las características del producto, como el color o el tamaño. Seleccione una variante de la lista Variantes del producto. |
| Lote | La descripción del lote del producto. Se utiliza para el seguimiento del producto por lotes.
El campo está disponible si la casilla de verificación Contabilidad de inventario por lotes está seleccionada en Configuraciones > Compras/Almacenes. Este campo puede ser obligatorio u opcional en función de la política de rastreo del lote del producto. |
| Cantidad | El número de artículos del producto. |
| Unidad | Una unidad de medida que viene automáticamente de:
|
| Precio | Un precio de producto que se rellena automáticamente de:
Puede cambiarla manualmente o recalcularla mediante la configuración de precios y monedas. |
| Descuento | Un porcentaje y un importe de descuento. Para saber más sobre los descuentos, consulte Descuentos.
El importe del descuento está en la moneda de la orden de compra (especificada en el campo Documento de las configuraciones Precios y moneda). |
| Importe | El importe que se paga por un producto. El importe después del descuento.
Está en la moneda de la orden de compra (especificada en el campo Documento de la configuraciones de Precios y moneda). |
| Impuesto | La tasa del IVA y el importe para la acumulación del IVA. Se rellena automáticamente de:
El importe del IVA está en la moneda de la orden de compra (especificada en el campo Documento de la configuración de Precios y moneda). Puede cambiar la tasa del IVA manualmente o establecer una categoría de IVA en las configuraciones Precios y moneda. La categoría del IVA determina la tasa del IVA. La lista de tasas del IVA está basada en el catálogo de tasas del IVA. Este campo está disponible si la empresa del comprador está registrada a efectos de IVA. |
| Total | El importe total de la orden de compra después del IVA y los descuentos. |
| Reservar para | Una orden de ventas o orden de trabajo para la que se reserva el producto adquirido. Por ejemplo, puede necesitar comprar y reservar un material necesario para completar una determinada orden de trabajo. Este material no estará disponible para ser despachado bajo otras órdenes de trabajo, órdenes de ventas o traslados de inventario. |
| Fecha requerida |
La fecha prevista para la entrega del producto. Afecta el estado de recepción de la orden de compra. Esto le ayuda a realizar un seguimiento de la entrega de la orden de compra. Si los productos no se entregan a tiempo, la orden de compra se hace atrasada cambiando el color de su icono del estado de recibo. Para obtener más información, consulte Seguimiento de los estados de la orden de compra. El campo está disponible si el puesto del campo Fecha requerida está establecida en En sección tabular en las configuraciones del documento (Más > Configuración). |
Especificación de las condiciones de pago
El pago es una parte intrínseca de la compra. Para garantizar un pago puntual y un flujo de efectivo preciso, hay que especificar las condiciones de pago cuando se hace una orden de compra. En 1C:Drive, puede hacerlo de forma automática o manual.
La opción automática está disponible para las compras por contrato si se activa la facturación por contratos y se establecen las condiciones de facturación para un proveedor. Cuando se especifica el contrato con el proveedor en una orden de compra, se aplican sus precios y condiciones de pago. Se puede cambiarlos manualmente.
Para especificar las condiciones de pago manualmente:
- Establezca el estado de la orden de compra como En progreso.
- Seleccione la pestaña Condiciones de pago.
- Seleccione la casilla de verificación Establecer condiciones de pago.
- Realice una de las siguientes acciones:
- Para establecer un pago único, seleccione Pago único y especifique la forma de pago y la cuenta bancaria.
- Para establecer un pago a plazos, seleccione Plazos y especifique la forma de pago, la cuenta y los detalles de los plazos.
Especificación de la información adicional
Cuando realice una orden de compra, es posible que tenga que especificar la información de apoyo. En 1C:Drive, puede hacerlo de la siguiente manera:
- En una orden de compra, seleccione la pestaña Información adicional.
- Introduzca o seleccione lo siguiente.
| Campo | Denominación |
|---|---|
| Departamento | Departamento responsable de la tramitación de una orden de compra. |
| Documento entrante # | El identificador de un documento de apoyo externo. Puede utilizarlo como referencia. Por ejemplo, en el caso de las auditorías anuales. |
| fechado | La fecha de un documento de apoyo externo. |
| Responsable | Una persona responsable de procesar la orden de compra. Puede especificarlo para filtrar la lista de Ordenes de compra y encontrar rápidamente una orden de compra. |
Para añadir campos personalizados, seleccione Más > Cambiar el conjunto de atributos adicionales, haga clic en Crear, y añada los atributos según sus necesidades. Los campos aparecen en la pestaña Información adicional.
Cambiar los estados de la orden de compra
Al procesar una orden de compra, cambie su estado del ciclo de vida según el paso del flujo de trabajo.
Puede hacer un seguimiento de las órdenes de compra por estado. Para obtener más información, consulte Seguimiento de los estados de la orden de compra.
Los flujos de trabajo de la orden de compra pueden variar en función de las necesidades de su empresa. Para obtener más información, consulte Flujos de trabajo de la orden de compra.
Cuando se registra una orden de compra, su ciclo de vida se establece automáticamente en Abierto. A continuación, puede cambiar el estado según lo requiera su flujo de trabajo. En 1C:Drive, tiene las siguientes opciones:
| Condiciones | Acción |
|---|---|
| Inicia el procesamiento de la orden de compra. | Ajustar a estado En progreso. |
| Ha recibido las mercancías pedidas y las ha pagado. | Ajustar a estado Finalizado. |
Para cambiar los estados de la orden de compra:
- Vaya a Compras > Compras > Pedidos.
- En la lista Órdenes de compra, haga doble clic en una orden de compra.
- En la pestaña Principal, en el campo Estado del ciclo de vida, seleccione un estado.
- Haga clic en Guardar.
Para obtener más información sobre los estados del ciclo de vida consulte Estados del ciclo de vida en las órdenes.
Validación de las órdenes de compra
Para registrar el coste de la compra y hacer un seguimiento de las cuentas por pagar y del flujo de inventario, valide una orden de compra. Puede hacerlo en cualquier paso del flujo de trabajo de una orden de compra, excepto cuando su estado es Abierto.
Para validar una orden de compra:
- Vaya a Compras > Compras > Órdenes de compra.
- En la lista Órdenes de compra, realice una de las siguientes acciones:
- Haga doble clic en una orden de compra
- Haga clic con el botón derecho en una orden de compra
- Haga clic en Validar y cerrar.
Como resultado, 1C:Drive registra la transacción de compra. Puede seguir sus registros.
Cerrar órdenes de compra
Si una orden de compra ya no es relevante, se detiene su procesamiento. En 1C:Drive, puede hacerlo en cualquier paso del flujo de trabajo.
Para cerrar una orden de compra:
- Vaya a Compras > Compras > Pedidos.
- En la lista Órdenes de compra, seleccione una orden de compra.
Puede seleccionar varias órdenes mientras mantiene presionada la tecla Ctrl o Shift. - Haga clic en Cerrar órdenes.
Esto cancela todas las operaciones no completadas relacionadas con la orden de compra. Por ejemplo, puede cancelar las obligaciones de pago y la entrega de inventario prevista.
En la lista Órdenes de compra, la columna Relevancia muestra una marca de verificación para las órdenes de compra cerradas.
Ver registros de las transacciones de compra
Cuando se valida una orden de compra, se registra una transacción de compra. Puede realizar un seguimiento de los registros de transacciones en las Grabaciones del registro del documento.
Para ver los registros:
- Vaya a Compras > Compras > Pedidos.
- En la lista Órdenes de compra, seleccione una orden de compra.
- Haga clic en
.
Ver informes de orden de compra
1C:Drive proporciona una variedad de informes para el análisis de las órdenes de compra. Incluyen:
| Informe | Denominación | Cómo ver |
| Análisis de orden | Muestra el estado del pago de la orden de compra, incluyendo los importes pagados y debidos. |
|
| Extracto de la cuenta | Muestra las cuentas por pagar y por cobrar de su empresa por proveedor en el período especificado. | |
| Calendario del flujo de inventario | Muestra sus recibos y envíos de mercancías planificados. |
|
| Resumen de los pedidos de compra | Muestra el estado de la orden de compra en términos de recepción y pago. | |
| Declaración de los pedidos de compra | Muestra las mercancías pedidas, recibidas y esperadas por los proveedores. |