Cara melacak profitabilitas proyek berdasarkan fase proyek
Tujuan
1C:Drive versi 1.4.3 dan 1.5.1 menghadirkan fitur baru yang memungkinkan Anda mencatat dan memantau penghasilan dan beban berdasarkan proyek atau fase proyek.
Setelah menyelesaikan tutorial ini, Anda akan:
- Mengetahui pengaturan manajemen proyek secara umum.
- Mengetahui pengaturan proyek yang diperlukan untuk mencatat penghasilan dan beban berdasarkan proyek dan fase proyek.
- Mengetahui cara membuat proyek dan fase proyek.
- Mengetahui tentang alat untuk memilih proyek atau fase proyek dalam dokumen bisnis.
- Mengetahui cara memilih bagian dokumen mana yang menampilkan proyek atau fase proyek, yakni di tab Informasi tambahan atau di dalam daftar produk.
- Mengetahui cara menggunakan laporan untuk memantau penghasilan dan beban berdasarkan proyek dan fase proyek.
- Mengetahui cara menyesuaikan laporan sehingga menampilkan detail yang diperlukan.
Prasyarat
Untuk menyelesaikan tutorial ini, Anda harus:
- Menggunakan 1C:Drive versi 1.5.1 atau yang lebih baru.
Anda juga sebaiknya:
- Memiliki pemahaman dasar tentang pengelolaan proyek. Untuk mempelajarinya, lihat Manajemen proyek.
Deskripsi kasus
Best Computers adalah perusahaan grosir yang menjual komputer pribadi (Personal Computer/PC) dan komponennya. Perusahaan ini juga menyediakan dukungan teknis. Setiap pelanggan besar dianggap proyek terpisah.
Guna menganalisis profitabilitas proyek dan berbagai kegiatan bisnis, Best Computers memutuskan untuk menggunakan dua fase proyek:
- Penjualan PC dan komponen
- Dukungan teknis
Mari kita lihat cara mengatur dan mengerjakan akuntansi proyek untuk Best Computers di 1C:Drive.
Langkah-langkah utama
- Pengaturan manajemen proyek
- Membuat proyek dan fase proyek
- Mencatat pembelian untuk replenishment stok
- Mencatat sales order untuk fase proyek
- Mencatat faktur penjualan untuk fase proyek
- Menjalankan penutupan akhir bulan
- Menghasilkan laporan
Pengaturan manajemen proyek
Mari kita mulai dengan membuat beberapa perubahan pada pengaturan default 1C:Drive. Perubahan ini diperlukan untuk menyelesaikan tutorial.
Menggunakan manajemen proyek
Manajemen proyek adalah fitur opsional di 1C:Drive. Fitur ini menyediakan alat untuk membuat proyek dan fase proyek, dan melacak statusnya.
Di 1C:Drive versi demo, manajemen proyek diaktifkan secara default. Jika Anda menginstal 1C:Drive dengan infobase kosong, fitur ini akan dinonaktifkan. Untuk mengaktifkannya:
- Buka Pengaturan > Perusahaan
- Di bagian Manajemen proyek, centang kotak Gunakan manajemen proyek.
Kemudian, item Manajemen proyek akan muncul di menu Perusahaan:
Akuntansi berbasis proyek
1C:Drive menyediakan opsi tambahan untuk mengelola penghasilan dan beban berdasarkan proyek.
Di 1C:Drive versi demo, opsi ini diaktifkan secara default. Jika Anda menginstal 1C:Drive dengan infobase kosong, fitur ini akan dinonaktifkan. Untuk mengaktifkannya:
- Buka Pengaturan > Perusahaan
- Di bagian Manajemen proyek, centang kotak Akuntansi berbasis proyek.
Kemudian Anda akan melihat perubahan seperti berikut:
- Di dokumen (misalnya faktur penjualan), pada tab Informasi tambahan, bidang Proyek/Fase proyek akan ditampilkan.
- Di dokumen, Anda dapat memilih lokasi bidang Proyek/Fase proyek, yakni pada tab Tambahan atau pada tab berisi daftar produk. Untuk melakukannya, gunakan pengaturan dokumen di Tindakan lainnya (A). Misalnya pilih Di bagian tabel (B) untuk menampilkan bidang Proyek/Fase proyek di tab berisi daftar produk.
Membuat proyek dan fase proyek
Untuk membuat proyek dan fasenya:
- Untuk membuat proyek, buka Perusahaan, klik Proyek, lalu klik Buat.
- Isi detail proyek secara umum:
- Nama. Dalam hal ini. Retailer PC. Ini karena kita membuat proyek untuk pelanggan ini.
- Perusahaan. Dalam hal ini, Best Computers.
- Rekanan. Dalam hal ini, Retailer PC pelanggan.
- Tanggal mulai dan Tanggal berakhir. Dalam hal ini, 1/ 2/2023 dan 12/29/2023.
- Best Computers harus memantau penghasilan dan beban berdasarkan fase proyek. Jadi, dalam pengaturan proyek, centang kotak Lacak penghasilan dan beban berdasarkan fase proyek. Kemudian Anda akan dapat memilih fase proyek di dokumen bisnis.
Catatan. Jika kotak centang tetap dikosongkan, Anda hanya dapat memilih proyek dalam dokumen bisnis, bukan fasenya (meskipun ada).
- Untuk menyiapkan fase proyek, klik Tempat kerja proyek lalu arahkan kursor ke tempat kerja proyek.
- Best Computers harus memantau penghasilan dan beban berdasarkan fase proyek berikut:
- Penjualan PC dan komponen
- Dukungan teknis
Jadi, dalam tempat kerja proyeknya, tambahkan fase tersebut. Untuk melakukannya, klik Tambahkan lalu isi detail fase.
Sekarang proyek dan fasenya sudah siap sepenuhnya untuk perusahaan Best Computers. Kita dapat mencatat transaksi bisnis untuk proyeknya.
Pertama, replenishment stok diperlukan. Lihat Mencatat pembelian untuk replenishment stok.
Mencatat pembelian untuk replenishment stok
Untuk replenishment stok, Best Computers harus membeli 1000 mouse optik bernama “MOUSE IBALL FREEGO MINI”.
Kemudian buat purchase order. Untuk melakukannya, buka Pembelian > Purchase order, klik Buat, lalu isi purchase order.
Ketika pesanan dikirim dan difakturkan, buat catatan faktur supplier. Untuk melakukannya dengan cepat, buka pesanan dan hasilkan faktur supplier dengan mengeklik Hasilkan > Faktur supplier.
Detail faktur supplier akan diisi dari pesanan. Kemudian posting faktur supplier tersebut. Catatan ini akan menjadi bukti bahwa mouse optik telah dilakukan replenishment.
Sekarang kita dapat menjualnya. Lihat Mencatat sales order untuk fase proyek.
Mencatat sales order untuk fase proyek
Best Computers menerima pesanan dari Pelanggan 1:
| Tanggal shipment | Pelanggan | Produk/Layanan | Kuantitas | Harga | Proyek | Fase proyek |
|---|
| 5/10/2023 | PC retailer | MOUSE IBALL FREEGO MINI | 500 | 60 | PC retailer | Penjualan PC dan komponen |
| PC retailer | Technical support service | 1 | 100 | PC retailer | Dukungan teknis |
Setelah itu, mari kita buat dan isi sales order. Untuk melakukannya:
- Buka Penjualan > Sales order lalu klik Buat.
- Isi detail secara umum:
- Tetapkan Lifecycle status menjadi Sedang berlangsung.
- Tetapkan Pelanggan menjadi Retailer PC.
- Tetapkan Perusahaan menjadi Best Computers.
- Pada tab Produk, tambahkan “MOUSE IBALL FREEGO MINI” (D) dan layanan dukungan teknis (E).
- Untuk menentukan fase proyek di sales order, gunakan bidang Proyek/Fase proyek. Secara default, bidang tersebut ada di tab Informasi tambahan. Untuk sales order ini, Anda harus menentukan fase proyek terpisah untuk setiap item yang dipesan. Jadi, pindahkan bidang Proyek/Fase proyek dari lokasi default-nya ke tab Produk. Untuk melakukannya, di sales order, klik Tindakan lainnya (A) lalu pilih Pengaturan (B).
Dalam dialog yang ditampilkan, pilih Di bagian tabel untuk bidang Proyek/Fase proyek lalu klik OK.
Bidang Proyek/Fase proyek muncul di tab Produk.
- Untuk menentukan fase "Penjualan PC dan komponen" untuk item “MOUSE IBALL FREEGO MINI”, gunakan alat untuk memilih proyek atau fase proyek. Untuk melakukannya, klik dua kali pada bidang Proyek/Fase proyek lalu klik
. Alat akan ditampilkan.
Secara default, semua proyek ditampilkan. Untuk Best Computers, proyek "Retailer PC" dibuat di bagian pengguna saat ini. Jadi, untuk menemukan proyek tersebut dengan cepat, centang kotak Tampilkan proyek saya saja (A). Kemudian klik (B) untuk melihat fase proyek. Fase proyek akan muncul.
Pilih fase "Penjualan PC dan komponen" (C) lalu klik Pilih (D).
- Untuk menentukan fase "Dukungan teknis" untuk Layanan dukungan teknis, gunakan alat yang sama seperti pada langkah 5.
Sekarang, setiap item yang dipesan terhubung dengan fase proyeknya masing-masing untuk melacak penghasilan dan bebannya. Kemudian posting sales order tersebut.
Sekarang kita dapat melanjutkan untuk memfakturkan sales order. Lihat Mencatat faktur penjualan untuk fase proyek.
Mencatat faktur penjualan untuk fase proyek
Best Computers mendapatkan sales order dari Retailer PC dengan tanggal shipment 5/10/2023. Pada tanggal tersebut, Best Computers harus memfakturkan sales order. Untuk melakukannya dengan cepat, buka sales order lalu hasilkan faktur penjualan dengan mengeklik Hasilkan > Faktur penjualan.
Faktur penjualan akan ditampilkan. Datanya akan diisi dari sales order. Setiap item yang difakturkan terhubung dengan fase proyeknya masing-masing untuk melacak penghasilan dan bebannya. Kemudian posting faktur penjualan tersebut.
Sekarang kita harus menghitung dan mencatat biaya penjualan dengan menjalankan penutupan akhir bulan. Lihat Menjalankan penutupan akhir bulan.
Menjalankan penutupan akhir bulan
Untuk menghitung dan mencatat biaya penjualan Best Computers, jalankan penutupan akhir bulan. Untuk melakukannya:
- Buka Perusahaan.
- Di bagian Transaksi keuangan, klik Penutupan akhir bulan.
- Tetapkan Untuk perusahaan menjadi Best Computers.
- Karena penjualan dengan Retailer PC dilakukan pada bulan Mei, maka pilih tab Mei.
- Untuk menyertakan semua elemen penghitungan, centang semua kotak.
- Klik Penutupan akhir bulan.
Penghitungan memerlukan waktu. Ketika selesai, biaya penjualan akan tercatat.
Menghasilkan laporan
Untuk memantau penghasilan dan beban berdasarkan proyek atau fase proyek, gunakan Laporan penghasilan dan beban berdasarkan proyek.
Untuk memantau biaya penjualan berdasarkan proyek atau fase proyek, gunakan Biaya penjualan berdasarkan laporan proyek.
Catatan. Dari menu Analisis, Anda juga dapat menghasilkan laporan lainnya berdasarkan proyek atau fase proyek, seperti Penjualan bersih berdasarkan proyek, Tren penjualan berdasarkan proyek.
Laporan penghasilan dan beban berdasarkan proyek
Dalam hal ini, terjadi penjualan dari perusahaan Best Computers kepada Retailer PC pada bulan Mei 2023. Retailer PC dianggap sebagai proyek "Retailer PC" terpisah. Best Computers memantau penghasilan dan beban berdasarkan fase proyek berikut:
- Penjualan PC dan komponen
- Dukungan teknis
Kemudian, untuk menghasilkan laporan Penghasilan dan beban berdasarkan proyek:
- Buka Analisis.
- Di bagian Hasil keuangan, klik Penghasilan dan beban berdasarkan proyek.
- Tentukan pengaturan laporan:
- Periode akuntansi adalah dari 5/1/2023 hingga 5/31/2023.
- Perusahaan adalah Best Computers.
- Proyek adalah Retailer PC.
- Fase proyek adalah Penjualan PC dan komponen.
- Klik Hasilkan.
Laporan dihasilkan. Laporan berisi penghasilan dan beban berdasarkan fase proyek yang dipilih.
Untuk menampilkan laporan untuk fase proyek Dukungan teknis, pilih fase tersebut lalu klik Hasilkan.
Untuk menampilkan laporan untuk semua fase, kosongkan kotak centang Fase proyek (A) di pengaturan laporan, lalu klik Hasilkan.
Dalam hal ini, secara default, laporan menampilkan akun buku besar (B).
Namun, Anda mungkin memerlukan item penghasilan dan beban. Untuk melakukannya:
- Klik Siapkan (C), pilih tab Struktur (D), klik Lanjutan (E) lalu klik dua kali pada Area bisnis - detail berdasarkan item (F).
- Dalam dialog yang ditampilkan, klik dua kali pada akun buku besar (G), pilih Item penghasilan dan beban (H), lalu klik Pilih (I).
- Klik Selesai mengedit.
- Klik Tutup dan hasilkan.
Sekarang laporan menampilkan item penghasilan dan beban:
Anda juga dapat menyesuaikan laporan untuk menampilkan dokumen berisi catatan transaksi. Untuk melakukannya, klik Siapkan lagi, pilih tab Struktur, centang kotak Dokumen perpindahan, lalu klik Tutup dan hasilkan.
Sekarang laporan menampilkan dokumen tersebut:
Biaya penjualan berdasarkan proyek
Dalam hal ini, terjadi penjualan dari perusahaan Best Computers kepada Retailer PC pada bulan Mei 2023. Retailer PC dianggap sebagai proyek "Retailer PC" terpisah. Best Computers memantau penghasilan dan beban berdasarkan fase proyek berikut:
- Penjualan PC dan komponen
- Dukungan teknis
Kemudian, untuk menghasilkan laporan Biaya penjualan berdasarkan proyek:
- Buka Analisis.
- Di bagian Hasil keuangan, klik Biaya penjualan berdasarkan proyek.
- Tentukan pengaturan laporan:
- Periode akuntansi adalah dari 5/1/2023 hingga 5/31/2023.
- Perusahaan adalah Best Computers.
- Proyek adalah Retailer PC.
- Fase proyek adalah Penjualan PC dan komponen.
- Klik Hasilkan.
Laporan dihasilkan. Laporan berisi penghasilan, beban, dan laba berdasarkan fase proyek yang dipilih.
Untuk menampilkan laporan untuk fase proyek Dukungan teknis, pilih fase tersebut lalu klik Hasilkan.
Untuk menampilkan laporan untuk semua fase, kosongkan kotak centang Fase proyek di pengaturan laporan, lalu klik Hasilkan. Secara default, laporan menampilkan akun buku besar. Namun, Anda dapat menampilkan item penghasilan dan beban. Anda juga dapat menyesuaikan laporan untuk menampilkan dokumen berisi catatan transaksi. Untuk melakukannya, gunakan pengaturan yang sama seperti pada laporan Penghasilan dan beban berdasarkan proyek. Klik di sini untuk mengetahui detailnya.