Monitoreo y cambio de estados de la cotización

Utilice cualquiera de las siguientes herramientas para monitorizar y cambiar los estados de cotización:

Herramienta	Descripción
Lista de cotizaciones con estados predefinidos	Una lista de cotizaciones con estados predefinidos y configurados automáticamente. Para obtener más información, consulte Lista de cotizaciones con estados predefinidos.
Cotización Tablero de Kanban	El tablero de Kanban con carriles que representan estados personalizados de cotizaciones. Puede añadir estados personalizados según sus necesidades, monitorizar los estados y cambiarlos manualmente. Para obtener más información, consulte Cotización Tablero de Kanban.
Lista de cotizaciones con estados personalizados	Una lista de cotizaciones con estados predefinidos y personalizados. Puede añadir estados personalizados según sus necesidades, monitorizar los estados y cambiarlos manualmente. Para obtener más información, consulte Lista de cotizaciones con estados personalizados.

Lista de cotizaciones con estados predefinidos

Esta sección es aplicable si la casilla de verificación Utilizar el tablero de Kanban para Cotizaciones está seleccionada en Configuración > Ventas.

Para monitorizar los estados de cotizaciones:

Ir a Ventas.
En Ventas, haga clic en Cotizaciones.
En la lista Cotizaciones, verifique el estado de una cotización en la columna Estado.

En la lista Cotizaciones con estados predefinidos, el estado se establece para una cotización automáticamente según el paso de procesamiento de la cotización. La siguiente tabla muestra los estados, su descripción y los pasos de procesamiento de cotizaciones cuando se configuran:

#	Estado	Descripción	Paso de procesamiento de cotización
1	Borrador	Indica que no se ha validado una cotización. Todavía no está lista para los clientes.	Cree y guarde una cotización para su posterior revisión y edición.
2	Enviar	Indica que una cotización está publicada, es válida y se puede enviar a los clientes.	Validar una cotización.
3	Caducado	Indica que se venció la fecha de validez de una cotización y no hay orden de ventas ni factura de venta en base a la cotización.	La fecha de validez de una cotización ha expirado.
4	Finalizado	Indica que una cotización se convirtió en una venta. Hay una orden de ventas validada, una orden de trabajo o una factura de venta basada en la cotización.	Genere y valide una orden de ventas, una orden de trabajo o una factura de venta basada en una cotización.

Cotización Tablero de Kanban

Esta sección es aplicable si la casilla de verificación Utilizar el tablero de Kanban para Cotizaciones está seleccionada en Configuración > Ventas.

Para poder monitorizar y cambiar los estados de cotización en el tablero de Kanban, configure el tablero de Kanban y añada estados de cotización. Por ejemplo, puede añadir estados que coincidan con los pasos de procesamiento de cotizaciones en su empresa. Para obtener más información, consulte Configuración de cotizaciones.

Para monitorizar los estados de cotizaciones:

Ir a Ventas.
En Ventas, haga clic en Cotizaciones.
En la esquina superior derecha de la ventana que se muestra, haga clic en .

Se muestra el tablero de Kanban. Se divide en carriles verticales. Cada carril representa el estado de la cotización. En los carriles, las cotizaciones se muestran como tarjetas. Si se establecen colores para los estados, las tarjetas de cotización se colorean. Esto puede ayudarle a diferenciar rápidamente entre estados de cotización.

También puede hacer doble clic en una tarjeta de cotización. Esto abre los detalles de la cotización. Puede verificar el estado de la cotización en el campo Estado.

Para cambiar el estado de la cotización realice una de las siguientes acciones:

Arrastre la tarjeta de cotización a otro carril.
Haga doble clic en la tarjeta de una cotización. Luego, en el campo Estado, seleccione el estado de la cotización y guarde los cambios.

Una cotización podría convertirse en una venta. Luego, puede cambiar el estado de la cotización convirtiéndola en una orden de ventas, una orden de trabajo o una factura de venta. Para hacerlo arrastre la tarjeta de cotización a una de las siguientes secciones debajo de los carriles: Convertir en orden de ventas, Convertir en orden de trabajo o Convertir en factura de venta. Esto generará una orden o factura basada en la cotización. Después de validar la orden o la factura, el estado de la cotización se establece automáticamente en Convertida y la cotización se elimina del tablero de Kanban.

Si el procesamiento de una cotización se finaliza o se detiene, puede cambiar el estado de la cotización a Cerrada. Para hacerlo arrastre la tarjeta de cotización en la sección Cerrar debajo de los carriles. La cotización cerrada se elimina del tablero de Kanban.

Para volver a mover una cotización al tablero de Kanban, cambie a la lista Cotizaciones y cambie el estado de la cotización. Para hacerlo en la esquina superior derecha del tablero de Kanban haga clic en

. A continuación, haga doble clic en una línea de cotizaciones, establezca el campo Estado en un estado distinto de Cerrada o Convertida y guarde los cambios.

Lista de cotizaciones con estados personalizados

Esta sección es aplicable si la casilla de verificación Utilizar el tablero de Kanban para Cotizaciones está seleccionada en Configuración > Ventas.

Para poder configurar y monitorizar los estados personalizados de las cotizaciones, configure el tablero de Kanban y añada los estados de las cotizaciones. Por ejemplo, puede añadir estados que coincidan con los pasos de procesamiento de cotizaciones en su empresa. Para obtener más información, consulte Configuración de cotizaciones.

Para monitorizar los estados de cotizaciones:

Ir a Ventas.
En Ventas, haga clic en Cotizaciones.
En la esquina superior derecha de la ventana que se muestra, haga clic en .
En la lista Cotizaciones, verifique el estado de una cotización en la columna Estado. Muestra un estado personalizado o predefinido.

La siguiente tabla muestra los estados predefinidos, su descripción y los pasos de procesamiento de cotizaciones cuando se configuran:

#	Estado predefinido	Denominación	Paso de procesamiento de cotización
1	Convertida	Indica que una cotización se convirtió en una venta. Hay una orden de ventas validada, una orden de trabajo o una factura de venta basada en la cotización.	Genere y valide una orden de ventas, una orden de trabajo o una factura de venta basada en una cotización.
2	Cerrado	Indica que el procesamiento de la cotización se finalizó o se detuvo.	Cambie el estado de una cotización a Cerrada.

Para cambiar el estado de una cotización, en la lista Cotizaciones, haga doble clic en una línea de cotización. Luego, en el campo Estado, seleccione el estado de la cotización y guarde los cambios.

Una cotización podría convertirse en una venta. Luego, puede cambiar el estado de la cotización generando una orden de ventas, una orden de trabajo o una factura de venta basada en la cotización. Para ello, en la lista de Cotizaciones, seleccione una línea de cotización. Luego haga clic en Generar y seleccione una orden o factura. Esto generará una orden o factura basada en la cotización. Después de valida la orden o la factura, el estado de la cotización se establece automáticamente en Convertida.

Si el procesamiento de una cotización se finaliza o se detiene, puede cambiar el estado de la cotización a Cerrada. Para ello, en la lista Cotizaciones, haga doble clic en una línea de cotización, establezca el campo Estado en Cerrada y guarde los cambios.